27
February
2019

WKR lastig? Niet als je het zelf goed regelt

De Werkkostenregeling (WKR) bestaat alweer acht jaar, en geldt vanaf 2015 als verplichte registratie voor alle zakelijke cadeaus en vergoedingen aan werknemers. In theorie zou de WKR een groot deel van de administratieve rompslomp moeten wegnemen. Maar is dat ook zo? Leo Huisman van accountantskantoor HLB Den Hartog vertelt wat hij in de praktijk zoal tegenkomt.

Met de WKR kun je tot 1,2 procent van het fiscale loon gebruiken als vrije ruimte voor verstrekkingen en vergoedingen aan werknemers. Belastingvrij. Komt een bedrijf hierboven, dan moet het 80 procent belasting betalen. De regeling kwam in 2011 in de plaats van maar liefst 29 verschillende regelingen, met ieder hun eigen regeltjes.

Voor de WKR mocht je jaarlijks 272 euro weggeven aan personeel, met een maximum van 136 per cadeau. Tot dat eerste bedrag mocht je bruteren, anders werd het gezien als loon. Kerstpakketten tot 70 euro kregen een eindheffing van 20 procent. Er was een levensloopregeling, je kon fietsen aanschaffen...

De WKR regeling maakte aan einde aan al die verschillende regelingen. Betekent dit dat alles nu super eenvoudig is? Nee, dat ook weer niet. Maar als je alle kosten de juiste plek geeft en de werkkosten automatiseert, kun je het jezelf een stuk makkelijker maken.

Checklist WKR >

Van laptop tot wc-papier
De WKR bestaat namelijk ook weer uit verschillende onderdelen. De wet zegt: loon is al hetgeen uit dienstbetrekking dat wordt verstrekt. Dat is -uiteraard- bruto loon, maar ook vakantiegeld en overuren. Daarnaast zijn er producten en diensten waarmee je een werknemer een voordeel geeft. De laptop die je krijgt van het werk, tot aan het wc-papier op het toilet. Dat laatste is vergezocht, maar in feite een voordeel voor werknemers.

En je hebt vergoedingen die zijn vrijgesteld, dus onbelast. Denk aan een opleiding, reiskostenvergoeding en openbaar vervoer. Dan heb je nog een categorie intermediaire kosten, de zogenaamde voorgeschoten kosten. Bijvoorbeeld dat vakboek dat je zelf koopt en het bonnetje ervan inlevert bij de administratie.

Voor al die zaken die je niet of onvoldoende kunt onderbouwen in de ogen van de Belastingdienst, heb je de WKR vrije ruimte. Hier telt alleen de waarde van je factuur, of de economische waarde (mocht je je bonnetje kwijt zijn). De vrije ruimte bestaat ook weer uit verschillende onderdelen. Zo zijn er posten die 'nihil' worden gewaardeerd en niet ten koste gaan van je vrije ruimte. Zakelijke etentjes bijvoorbeeld, of je bureau. In theorie zou je kleding ook onder nihil kunnen verstrekken, als je je iedere ochtend om 9 uur op het werk in het pak zou hijsen, en dat pak om 5 uur weer ophangt als je vertrekt. Maar neem je het mee naar huis, dan moet de werkgever er voor betalen.

Barbecue op parkeerplaats
Personeelsfeestjes die op de werkplek worden gehouden, zijn ook vrijgesteld. Net als een barbecue op de parkeerplaats. Voor een kerstdiner in een restaurant betaal je echter het volle pond. Kennelijk is een restaurant of een bedrijfsuitje meer bevoordeling dan iets vieren op kantoor. De oude regeling was wat dat betreft beter: je mocht per persoon per feestje 454 euro rekenen.

Je leest het al, er is veel ruimte voor eigen interpretatie. Zo ziet de Belastingdienst het ook. De werkkosten moeten blijken uit je administratie. En hoe je dat verder moet doen als werkgever, dat moet je zelf maar uitzoeken.

Hoe duur mag je een kerstpakket eigenlijk maken? De Belastingdienst hanteert hierbij het gebruikelijksheidscriterium. Als iets 30 procent afwijkt van de norm, dan kun je het beter niet doen, tenzij je bereid bent een naheffing te betalen. In de regel beschouwt de Belastingdienst alles tot 2400 euro als gebruikelijk.

Sinds de start van de WKR moet het een stuk duidelijker zijn wat je wel en niet hoeft op te geven. Een fruitmand voor een zieke werknemer hoeft niet, of kleertjes voor een nieuwe baby. Een bloemetje voor een verjaardag ook niet? Een cadeaubon weer wel. In het begin van de WKR kwamen nog wel opmerkelijke situaties voor. Zo werd een rouwkrans voor een overleden werknemer nog weleens gezien als werkkosten. Vreemd natuurlijk. Als iets uit meelevendheid wordt gegeven, dan doe je dat niet om iemand te bevoordelen. Dit is ook snel rechtgezet door de staatssecretaris.

In 2015 waren er nog enkele aanpassingen. Het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium werd ingebracht. Als je vindt dat iets echt noodzakelijk is voor een werknemer om het werk uit te oefenen, dan kun je dat gericht vrijstellen. Een mobiele telefoon bijvoorbeeld. Voorheen moest je in percentages aangeven hoeveel de telefoon zakelijk werd gebruikt, en hoeveel privé. Dat hoeft nu niet meer. Nadeel: je bepaalt het dan wel zelf, maar de Belastingdienst kan altijd achteraf controleren of het wel klopt.

Maak het zakelijk
Soms gebeurt dat ook. Bijvoorbeeld bij een bedrijf dat de consequenties niet zo goed had overzien bij een personeelsuitje naar het buitenland. Mede omdat de partners van de werknemers mee mochten, was het lastig te verdedigen dat de reis overwegend zakelijk van aard was. Dus dat werd een fikse naheffing. Mijn tip hier: timmer bij een buitenlandse reis alles goed dicht in je administratie. Zorg ervoor dat je zakelijke onderdelen aan de reis toevoegt. Nodigt bijvoorbeeld een notariskantoor haar personeel uit voor een lang weekend Rome? Plan dan een bezoek aan een lokale notaris, bezoek de rechtbank, bespreek je jaarverslag in een vergadering. En hou de hele reis in detail bij in een reisplan. Van uur tot uur. Zodat je iets te overleggen hebt als de Belastingdienst daar om vraagt.

Een eindheffing klinkt eng, maar dat valt in de praktijk wel mee. Bovenstaande eerste voorbeeld was een uitzondering. Ongeveer 90 procent van onze klanten betaalt geen eindheffing. Veelal omdat ze gewoon weinig kosten hebben, of omdat ze de administratie rondom werkkosten zoveel mogelijk automatiseren en zo de meeste kosten kunnen toewijzen aan andere posten dan de vrije ruimte.

En nu?
Vorig jaar heeft het Rijk de WKR laten evalueren. Wat vinden mensen er nu van, na 8 jaar? De uitkomst is niet verrassend: de WKR wordt niet echt ervaren als een verbetering. Men vindt dat de administratieve rompslomp er niet minder om is geworden. Gelukkig zijn zaken efficiënt te regelen als je de administratie rondom werkkosten goed inricht. Zodat alles in één oogopslag duidelijk is, mocht de Belastingdienst erom vragen. Zorg voor een goed programma in plaats van Excel, zodat je er geen uren aan kwijt bent. Werkkosten zijn relatief toch van minder belang dan andere bedrijfskosten...

Toch lijkt de WKR een blijvertje. Zo is onlangs besloten dat de WKR vrije ruimte in 2020 waarschijnlijk omhoog mag naar 1,7 procent tot maximaal 400.000 euro. Daarna blijft het 1,2 procent. Een stijging van 2000 euro. Voor grote bedrijven een druppel op de gloeiende plaat. De aanpassing lijkt vooral bedoeld voor kleinere bedrijven, om ze toch iets meer ruimte te bieden.

Automatiseer de rapportages voor de WKR met Pimm®
Met je handen in het haar over hoe je het attentiebeleid correct verwerkt voor de werkkostenregeling (WKR)? De automatische rapportages van Pimm® en kennis maken daar een eind aan. Ingekochte attenties worden direct gecategoriseerd en gerapporteerd in diverse gelegenheden/kostenplaatsen. Plus: de inkoop van attenties is direct efficiënter geregeld.

Meer informatie over Pimm® en de WKR vind je hier >

WKR op orde? Download de WKR checklist!
download  →

Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Bedankt! Je inschrijving is gelukt.
Oeps! Er is iets fout gegaan, probeer het later opnieuw.
Bookspot.nl & Pimm® slaan de handen ineen
Frits van der Laan
Senior Marketeer
lees verder    →
Hier moet je op letten in je attentiebeleid, volgens Great Place to Work
Wencke Lorber
Commercieel Directeur, Great Place to Work
lees verder    →
Voor meest efficiënte resultaat: pak de koe bij de horens
Jolanda Maasakkers
Directiesecretaresse, SDK Vastgoed
lees verder    →
P2P-verbetertrajecten: hoe krijg je grip en een efficiënt proces?
Ewald Schaap
Purchase-to-Pay Expert, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd
Marcella van Dijk
Senior Office Manager, ICT Group
lees verder    →
Spend analyse: in Europa lopen we vijf jaar voor op inkoopgebied
Alexander Arsath Ro'is
Inkoopstrateeg a.i., Gemeente Schiedam
lees verder    →
De beste voornemens van de beste secretaresse van Nederland
Kelly Moerbeek
Executive assistant, NN Group
lees verder    →
Een dag uit het leven van een secretaresse
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer
Henry Robben
Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder    →
Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf
Alef Burghouts
Value Solutions Consultant, Coupa Software
lees verder    →
Het verborgen belang van een zakelijk kerstcadeautje
Wouter Maat
Manager Purchasing & Category Development, Pimm® Solutions
lees verder    →
Het carrièrepad van de secretaresse van het jaar
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Efficiëntie: de beste secretaresse van Nederland deelt haar geheimen
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Tail spend management brengt technologie en businessbehoeften bij elkaar
Doede van Haperen
Chief Enthousiasm Officer, LAKRAN Procurement Professionals
lees verder    →
Wie is die nieuwe inkoper?
Caroline van den Bosch
Managing Partner, Emeritor
lees verder    →
Inzicht in kleine uitgaven levert grote besparingen op
Robert-Jan Meeks
Eigenaar, Optimeeks Inkoop Implementatie
lees verder    →
Hoe zorg je voor compliancy bij inkoopprocessen?
Ewald Schaap
P2P Consultant, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Orderproces genegeerd in digitalisering administratie
Tim Schaefers
Algemeen Directeur, Esize
lees verder    →
Gebruikelijkheidstoets biedt speelruimte binnen de Werkkostenregeling
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Wie staat werkelijk centraal? De klant of jouw organisatie?
Jeroen Volk
CEO, InvoiceSharing
lees verder    →
Hoe koppel je het MKB aan de multinational zonder gedoe?
Mark Scholten
Baaz Magazine
lees verder    →
Bookspot.nl & Pimm® slaan de handen ineen

Frits van der Laan

Senior Marketeer
lees verder   →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer

Henry Robben

Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder   →
Hoe koppel je het MKB aan de multinational zonder gedoe?

Mark Scholten

Baaz Magazine
lees verder   →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd

Marcella van Dijk

Senior Office Manager, ICT Group
lees verder   →
Een dag uit het leven van een secretaresse

Kelly Moerbeek

Executive Assistant, NN Group
lees verder   →
Wie is die nieuwe inkoper?

Caroline van den Bosch

Managing Partner, Emeritor
lees verder   →