21
November
2018

Voor meest efficiënte resultaat: pak de koe bij de horens

Jolanda Maasakkers, dé trotse winnares van de ‘Secretaresse van het Jaar 2018’ verkiezing, is sinds zij de award in ontvangst heeft mogen nemen in een aardige wervelwind terechtgekomen. “Het heeft een flinke spin-off gekregen met ontzettend veel aanvragen en felicitaties,” vertelt Jolanda. Het event, dat dit jaar in het teken stond van ‘Fit for the Future’, was een groot succes. Ook wij, als partner van het event, hebben genoten van de inspirerende verhalen over de ontwikkelingen in het secretaresse vak. Wetende dat efficiëntie een van de kernelementen is voor een gezonde toekomst, zijn wij erg benieuwd naar Jolanda's tips op dit gebied.

Stilzitten? Dat woord komt in het woordenboek van Jolanda niet voor. Op haar achttiende is zij als administratief medewerker het bedrijfsleven ingestapt en toen eigenlijk spelenderwijs in aanraking gekomen met het secretaresse vak. Na het behalen van haar Schoevers diploma in de avonduren zijn er, na 20 jaar fulltime werken als secretaresse, flink wat stappen gezet en werkt zij al ruim 11 jaar met veel liefde en plezier als directiesecretaresse van een statutair directeur bij SDK Vastgoed (onderdeel van VolkerWessels). “De groei van de organisatie, ontwikkelingen die zij doormaken, geven ook mij de kans om mee te groeien. Mijn functie verandert constant waardoor ik ook keer op keer de uitdaging in mijzelf moet zoeken,” zegt Jolanda. Het op zoek gaan naar vernieuwing en openstaan voor ontwikkeling is haar dan ook op het lijf geschreven. Een volgende uitdaging die ligt te wachten: het overbrengen van haar visie op (mogelijke) veranderingen in het secretaresse vak. “Iets nieuws en een leuke ervaring,” zegt Jolanda. Waar zij normaal gesproken degene achter de persoon in de spotlights is, staat zij hier nu namelijk zélf middenin.

“Samen kom je vaak tot een efficiëntere oplossing”
Of Jolanda zich hier op heeft voorbereid? Eigenlijk is ze letterlijk in het diepe gegooid. “Ik heb mij natuurlijk goed voorbereid in de aanloop van het Secretaresse van het Jaar event. Daarvoor ben je bezig met bepaalde vraagstukken, een soort reflectie op jezelf. Ik vind mijn werk leuk, maar waarom? Dit enthousiasme probeer je vervolgens over te brengen op je collega’s. Het bijzondere aan mijn vak vind ik de vele verschillende facetten en invullingen die het kent. Niet één secretaresse job is hetzelfde. Deze dynamiek probeer ik tijdens de bijeenkomsten op te zoeken. Want als het gaat om efficiëntie: het wiel hoef je niet zelf uit te vinden. Samen kom je vaak tot iets veel beters,” vertelt Jolanda.

“Als secretaresse heb ik wel 30 ballen hoog te houden”
Naast de opdrachten die komen kijken bij het winnen van de titel Secretaresse van het Jaar, liggen de dagelijkse werkzaamheden van Jolanda zeker ook niet stil. Wij zijn erg benieuwd naar haar tips om zo efficiënt en slim mogelijk aan het werk te gaan. “Ik ben continu bezig met vooruitdenken, inschatten en bijschaven om zo wel 30 ballen hoog te kunnen houden. Ik haak vanaf het begin aan en doe elke keer weer de check of alles nog bij is. Heb ik al een reactie van mijn collega? Zijn de bloemen voor het event al geregeld? Ik ben niet iemand die heel ad hoc reageert, maar iemand die vooruit probeert te denken en te werken. Als tip aan andere secretaresses, zou ik willen meegeven: durf de leiding te nemen, durf de koe bij de horens te pakken. Om gestructureerd te kunnen werken heb je van iedereen alle input nodig. Daarbij is doorvragen in mijn ogen erg belangrijk,” zegt Jolanda.

“Het platform van Pimm® kan ons zeker helpen om efficiënter te werken”
Ook Jolanda regelt vaak een persoonlijke attentie, voor zowel het eigen personeel als de klanten van SDK Vastgoed. “Omdat wij vaak attenties bestellen vind ik het tof dat de Pimm® cadeaushop ook dient als inspiratiebron. Super handig als je even niet meer weet wat je een collega of relatie cadeau moet doen. Ook hebben wij naast onze vaste bloemist veel verschillende leveranciers voor onder andere het gebak en relatiegeschenken. Dit zorgt natuurlijk voor onnodig veel administratief werk in de vorm van allerlei bonnetjes, facturen en declaraties, wat door het gebruik van het online platform van Pimm® verminderd kan worden”. Volgens Jolanda is het belangrijk te blijven leren. Het openstaan voor vernieuwing is hierbij natuurlijk een belangrijk element. “Nieuwe ontwikkelingen die mijn werk efficiënter maken, vogel ik maar al te graag uit,” zegt Jolanda. Niet voor niks dus dat zij is uitgeroepen tot dé secretaresse van het jaar!

Ben je benieuwd hoe de zakelijke cadeaushop van Pimm® jullie kan helpen zo efficiënt mogelijk aan de slag te gaan? Neem dan gerust contact op met Christiaan via christiaan@pimmsolutions.nl, hij beantwoordt graag al je vragen.

Het gehele artikel lezen? Download hier het artikel:
download  →

Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Bedankt! Je inschrijving is gelukt.
Oeps! Er is iets fout gegaan, probeer het later opnieuw.
Hier moet je op letten in je attentiebeleid, volgens Great Place to Work
Wencke Lorber
Commercieel Directeur, Great Place to Work
lees verder    →
WKR lastig? Niet als je het zelf goed regelt
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
P2P-verbetertrajecten: hoe krijg je grip en een efficiënt proces?
Ewald Schaap
Purchase-to-Pay Expert, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd
Marcella van Dijk
Senior Office Manager, ICT Group
lees verder    →
Spend analyse: in Europa lopen we vijf jaar voor op inkoopgebied
Alexander Arsath Ro'is
Inkoopstrateeg a.i., Gemeente Schiedam
lees verder    →
De beste voornemens van de beste secretaresse van Nederland
Kelly Moerbeek
Executive assistant, NN Group
lees verder    →
Een dag uit het leven van een secretaresse
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer
Henry Robben
Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder    →
Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf
Alef Burghouts
Value Solutions Consultant, Coupa Software
lees verder    →
Het verborgen belang van een zakelijk kerstcadeautje
Wouter Maat
Manager Purchasing & Category Development, Pimm® Solutions
lees verder    →
Het carrièrepad van de secretaresse van het jaar
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Efficiëntie: de beste secretaresse van Nederland deelt haar geheimen
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Tail spend management brengt technologie en businessbehoeften bij elkaar
Doede van Haperen
Chief Enthousiasm Officer, LAKRAN Procurement Professionals
lees verder    →
Wie is die nieuwe inkoper?
Caroline van den Bosch
Managing Partner, Emeritor
lees verder    →
Inzicht in kleine uitgaven levert grote besparingen op
Robert-Jan Meeks
Eigenaar, Optimeeks Inkoop Implementatie
lees verder    →
Hoe zorg je voor compliancy bij inkoopprocessen?
Ewald Schaap
P2P Consultant, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Orderproces genegeerd in digitalisering administratie
Tim Schaefers
Algemeen Directeur, Esize
lees verder    →
Gebruikelijkheidstoets biedt speelruimte binnen de Werkkostenregeling
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Wie staat werkelijk centraal? De klant of jouw organisatie?
Jeroen Volk
CEO, InvoiceSharing
lees verder    →
Hoe koppel je het MKB aan de multinational zonder gedoe?
Mark Scholten
Baaz Magazine
lees verder    →
Orderproces genegeerd in digitalisering administratie

Tim Schaefers

Algemeen Directeur, Esize
lees verder   →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd

Marcella van Dijk

Senior Office Manager, ICT Group
lees verder   →
Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf

Alef Burghouts

Value Solutions Consultant, Coupa Software
lees verder   →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer

Henry Robben

Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder   →
Hier moet je op letten in je attentiebeleid, volgens Great Place to Work

Wencke Lorber

Commercieel Directeur, Great Place to Work
lees verder   →
Het carrièrepad van de secretaresse van het jaar

Kelly Moerbeek

Executive Assistant, NN Group
lees verder   →