15
June
2016

Orderproces genegeerd in digitalisering administratie

Bedrijven zijn vooral bezig met de digitalisering van de verwerking van de factuur en de digitalisering van de factuur zelf. Wat op veel agenda’s nog ontbreekt, is de digitalisering van het spend management (order to pay) en de besparingen die hierbij komen kijken. Opmerkelijk, omdat de factuur en een aankoopverplichting hand in hand gaan.We interviewden Tim Schaefers, Algemeen Directeur van inkoopsysteem Esize.

Finance kijkt vaak niet naar het inkoopgerelateerde proces en domineert zelf het factuurbetalingsproces. Omdat deze twee domeinen niet genoeg met elkaar praten, kan het zijn dat de administratie wel digitaal is, maar dat het order to pay proces nog niet op orde is. Maar dat is werken met de gestolde waarheid. Bij het verwerken van een factuur is het bedrijf al een verplichting aangegaan, dat is het proces voor de facturatie, wat ook digitaal moet zijn. En deze tweedeling kan voor compliancy uitdagingen zorgen.

Een gebrekkige verplichtingenadministratie
De accountant kan bij het controleren van de jaarcijfers zijn goedkeuring over de boekencontrole willen uitspreken omdat de uitgaven en omzetten correct zijn, maar wat als het bedrijf niet de rechtmatigheid van alle aankopen vast kan stellen? Zonder digitale vastlegging, is het lastig om van elke aankoop te achterhalen, wie de verplichting is aangegaan en wie de goedkeuring heeft gegeven. Hoe groter de organisatie, hoe groter de compliancy eis, de verplichtingenadministratie moet op orde zijn. Als dat niet goed geregistreerd is, heeft een bedrijf zo een aantekening van de accountant te pakken.

Door de aankooporder te koppelen aan het facturatieproces worden alle kenmerken om de factuur af te handelen vastgelegd en is de order veel actueler. Het koppelen van de order aan de factuur is vele malen eenvoudiger. Met de digitalisering van het order to pay proces is de control en compliancy wel op orde. De rechtmatigheid van de aankoopbewijzen is duidelijk en ook de hele trail van aankoop is in te zien op elk moment.

Een bijkomend voordeel is dat er zaken geautomatiseerd kunnen worden. Als het orderproces digitaal aan het facturatieproces wordt gekoppeld, ligt de autorisatie veel eerder in het proces en wordt bijvoorbeeld de factuurafhandeling vele malen eenvoudiger omdat de afhandeling hiermee deels te automatiseren is.

Organisaties hebben de digitalisering van het order to pay proces niet hoog op de agenda staan omdat ze niet beseffen wat er voor besparingen te halen zijn. Naast de eerder genoemde voordelen, is er – als alles eenmaal op orde is – ook de stap te zetten om te sturen op het inzicht op uitgaven dat verkregen wordt met de digitalisering van dit proces. Met een druk op de knop zie je ineens wat de functieprofielen zijn van alle tijdelijk ingehuurde werkkrachten bij elke bedrijfsafdeling en wat hiervoor betaald wordt. Bij een groot bedrijf kan dat inzicht best wel eens voor een volumekorting zorgen door weer om de tafel te gaan zitten met de HR-dienstverlener in kwestie.

Tail spend voordeel
Maar ook andere digitale inkoopsystemen zijn makkelijker in gebruik als ze aan het digitale order to pay systeem worden gekoppeld. Denk bijvoorbeeld aan het bundelen van de tail spend leveranciers in een digitale dienst waarmee de hele factuurstroom van al die kleinere leveranciers bij elkaar komt. De winst die dit oplevert in verlaging van de TCO is alles bij elkaar groot genoeg om niet te laten liggen.

Kortom, digitalisering van het spend management, geïntegreerd met een digitale administratie, levert controle op, besparing door automatiseren van procesonderdelen en meer sturing dankzij inzicht in uitgaven.

WKR op orde? Download de WKR checklist!
download  →

Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Bedankt! Je inschrijving is gelukt.
Oeps! Er is iets fout gegaan, probeer het later opnieuw.
Gelukkige medewerkers, 5 tips om de code te kraken!
Florie Pronk
Promovenda bij het Erasmus Happiness Economics Research Organization
lees verder    →
Bookspot.nl & Pimm® slaan de handen ineen
Frits van der Laan
Senior Marketeer
lees verder    →
Hier moet je op letten in je beloningsbeleid, volgens Great Place to Work
Wencke Lorber
Commercieel Directeur, Great Place to Work
lees verder    →
WKR lastig? Niet als je het zelf goed regelt
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Voor meest efficiënte resultaat: pak de koe bij de horens
Jolanda Maasakkers
Directiesecretaresse, SDK Vastgoed
lees verder    →
P2P-verbetertrajecten: hoe krijg je grip en een efficiënt proces?
Ewald Schaap
Purchase-to-Pay Expert, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd
Marcella van Dijk
Senior Office Manager, ICT Group
lees verder    →
Spend analyse: in Europa lopen we vijf jaar voor op inkoopgebied
Alexander Arsath Ro'is
Inkoopstrateeg a.i., Gemeente Schiedam
lees verder    →
De goede voornemens van de beste secretaresse van Nederland
Kelly Moerbeek
Executive assistant, NN Group
lees verder    →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer
Henry Robben
Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder    →
Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf
Alef Burghouts
Value Solutions Consultant, Coupa Software
lees verder    →
Het verborgen belang van een zakelijk kerstcadeautje
Wouter Maat
Manager Purchasing & Category Development, Pimm® Solutions
lees verder    →
Het carrièrepad van de secretaresse van het jaar
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Efficiëntie: de beste secretaresse van Nederland deelt haar geheimen
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Tail spend management brengt technologie en businessbehoeften bij elkaar
Doede van Haperen
Chief Enthousiasm Officer, LAKRAN Procurement Professionals
lees verder    →
Wie is die nieuwe inkoper?
Caroline van den Bosch
Managing Partner, Emeritor
lees verder    →
Inzicht in kleine uitgaven levert grote besparingen op
Robert-Jan Meeks
Eigenaar, Optimeeks Inkoop Implementatie
lees verder    →
Hoe zorg je voor compliancy bij inkoopprocessen?
Ewald Schaap
P2P Consultant, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Gebruikelijkheidstoets biedt speelruimte binnen de Werkkostenregeling
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Wie staat werkelijk centraal? De klant of jouw organisatie?
Jeroen Volk
CEO, InvoiceSharing
lees verder    →
Hoe koppel je het MKB aan de multinational zonder gedoe?
Mark Scholten
Baaz Magazine
lees verder    →
Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf

Alef Burghouts

Value Solutions Consultant, Coupa Software
lees verder   →
Hoe zorg je voor compliancy bij inkoopprocessen?

Ewald Schaap

P2P Consultant, Ewald Schaap Consulting
lees verder   →
WKR lastig? Niet als je het zelf goed regelt

Leo Huisman

Accountant, HLB Den Hartog
lees verder   →
Spend analyse: in Europa lopen we vijf jaar voor op inkoopgebied

Alexander Arsath Ro'is

Inkoopstrateeg a.i., Gemeente Schiedam
lees verder   →
Bookspot.nl & Pimm® slaan de handen ineen

Frits van der Laan

Senior Marketeer
lees verder   →
Hoe koppel je het MKB aan de multinational zonder gedoe?

Mark Scholten

Baaz Magazine
lees verder   →