6
November
2017

Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf

Alef Burghouts is Value Solutions Consultant bij Coupa Software, een cloudbased “Source to pay” platform om zakelijke uitgaven in kaart te brengen en te beheren. Dat maakt hem de uitgelezen persoon om te vragen welke uitdagingen en oplossingen hij ziet op het gebied van tail spend, het verborgen lek in veel organisaties.

Welke uitdagingen zie jij op het gebied van tail spend?
“De twee belangrijkste uitdagingen die ik binnen bedrijven zie, is dat de tail spend niet effectief en niet efficiënt is. Niet effectief in de zin dat bedrijven vaak tegen ongunstige voorwaarden zaken inkopen. Denk hierbij aan de prijs, de garantieregeling of de contracten, maar ook bijvoorbeeld dat je niet precies het product krijgt dat je nodig hebt of het niet voldoet aan de eisen. Niet efficiënt in de zin dat het veel tijd kost om al die kleine leveranciers te vinden en te beheren. Daarnaast zie ik nog een aantal risico’s bij tail spend. Voldoet een leverancier bijvoorbeeld wel aan de duurzaamheidstandaard die jij voor je organisatie stelt? Dat kun je niet voor duizend verschillende leveranciers in kaart gaan brengen. Je screent de topleveranciers doorgaans veel beter dan de leveranciers in je tail spend. En er zijn ook financiële risico’s. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een leverancier failliet gaat nadat je betaald hebt voor je jaarlijkse onderhoud? Hierdoor kunnen we tail spend veel minder makkelijk onder controle krijgen dan de uitgaven aan strategische topleveranciers.”

“De kosten van tail spend zijn enerzijds hoger door bijvoorbeeld hogere inkoopprijzen, omdat we simpelweg niet genoeg tijd hebben om alle tail spend te onderhandelen, en anderzijds door de hogere proceskosten. Het kost simpelweg veel meer tijd – en dus geld – om zaken te doen met de honderden en soms duizenden leveranciers die onder de tail spend vallen. Denk bijvoorbeeld aan het feit dat al die verschillende kleine leveranciers allemaal op hun eigen manier factureren. Daarnaast kun je in extreme gevallen nog schade hebben omdat je bepaalde duurzaamheidsclaims niet waarmaakt. Denk bijvoorbeeld aan de claim “100% vrij van kinderarbeid”. Als je vervolgens de bedrijfskleding koopt bij een bedrijf dat goedkoop produceert door kinderarbeid in Bangladesh, dan kan dat een gigantische impact hebben op je imago als het naar buiten komt. Met alle kosten die daarbij komen kijken.”

Waarom vinden bedrijven het dan toch zo moeilijk om de tail spend onder controle te krijgen?
“Natuurlijk begint het met de tail spend zoveel mogelijk inzichtelijk te hebben en te minimaliseren, maar als bedrijf heb je veel diensten en producten nodig van externe partijen en het is niet eenvoudig om voor al die zaken de juiste leverancier te vinden. Zeker als het niet-strategische inkopen zijn is kun je geen uren besteden aan de selectie van leveranciers. Ook de ‘creativiteit’ van je medewerkers kan je parten spelen. Iedereen heeft wel ideeën waar je moet zijn als je op zoek bent naar een bepaald product of dienst en dus komen er veel verzoekjes voor eenmalige leveranciers. Dit kun je theoretisch vrij eenvoudig onder controle krijgen, bijvoorbeeld door je personeel te verbieden bij onbekende leveranciers te kopen. In de praktijk is dat moeilijk en blijken er steeds meer uitzonderingen te komen. Bovendien leg je soms ook de flexibiliteit van je organisatie lam. Denk eens aan een onderzoeker die een specifiek product van een kleine leverancier met spoed nodig heeft voor zijn onderzoek. Ook gaat de spend door het blokkeren weglekken naar de declaratiestroom; als medewerkers niet meer mogen inkopen bij een bepaalde leverancier, dan lopen ze er wel gewoon naartoe en declareren ze het bonnetje. Je moet deze declaratiestroom dus ook goed onder controle houden. Bij Coupa is dit daarom een integraal onderdeel van onze oplossing. De ideale oplossing is dat je wel gebruik kunt maken van de leveranciers die in de tail spend zitten, maar zonder alle ellende die daarbij komt kijken. Daar komen organisaties als Pimm® in het spel, die voor jou onderhandelen voor de beste prijs, zorg dragen voor de controle op kwaliteit en zorgen dat je maar één factuurstroom hebt. Dan heb je het wat meer over genezen, in plaats van over voorkomen.”

Pimm® focust zich op een specifiek deel van de markt, een niche. Daarnaast hou je nog tail spend over voor andere delen van de markt. Coupa is daarom recent een samenwerking met Amazon Business aangegaan: alles wat bij Amazon Business verkrijgbaar is, koop je via Coupa en zo heb je je tail spend, net als bij Pimm®, volledig onder controle voor dat deel van de marktplaats. Door de tail spend zoveel mogelijk te bundelen, kun je bijvoorbeeld contracten opstellen met prijsafspraken, of afspraken maken over bepaalde standaarden waaraan de leveranciers moeten voldoen. Kinderarbeidvrije producten bijvoorbeeld.”

“Daarnaast zijn er initiatieven zoals Coupa Advantage. Hierbij bieden leveranciers al onze klanten gunstige inkoopcondities. De bonus: leveranciers doneren een klein percentage voor de goede doelen die Coupa ondersteunt via het Coupa Cares programma. Daar hebben klanten, leveranciers en onze medewerkers invloed op.”

Op welke gebieden ontbreekt het bedrijven nog aan kennis en inzicht op het gebied van tail spend?
“Waar veel bedrijven zich nog onvoldoende van bewust zijn, zijn de proceskosten die kleine leveranciers met zich meebrengen. Bijvoorbeeld de kosten voor het aanmaken van een nieuwe leverancier. Dat kan, afhankelijk van hoeveel tijd het je kost, oplopen tot wel honderden euro’s. Het is vaak veel meer dan simpelweg een leverancier in het systeem invoeren. Ook het screenen van een leverancier, om zeker te weten dat je er zaken mee wilt doen, kan flink wat uren kosten. En daar komen het controleren van de KvK-, BTW- en bankgegevens etc. nog bij. Als je dat hele validatieproces voor allerlei verschillende leveranciers moet doorlopen, dan maak je natuurlijk behoorlijk hoge kosten. Spend Matters heeft berekend dat de gemiddelde kosten per leverancier gemiddeld op zo’n 187 dollar per jaar uitkomen. Die taart die je had besteld, wordt dan ineens wel heel erg duur! Ik denk dat bedrijven zich niet realiseren hoe hoog deze kosten zijn.”

“Een ander probleem ligt bij het inzichtelijk maken van de tail spend. Het exact in kaart brengen van waar het geld aan uit wordt gegeven. Spend analyses kijken doorgaans alleen naar de grootste leveranciers, omdat het veel te kostbaar is om al die kleine facturen na te pluizen. Wil je inzicht krijgen in de tail spend, dan kun je eigenlijk niet op mensen en standaardanalyses vertrouwen. Wij gebruiken voor het Coupa-platform dan ook Artificial Intelligence en Machine Learning, wat ons helpt om die enorme hoeveelheid data te analyseren en interpreteren. Op basis van de inzichten die hieruit naar voren komen, kunnen we onze klanten proactief adviseren en aangeven waarop zij zich het best kunnen concentreren. Zien we bijvoorbeeld een hoge tail spend bij een bepaalde leverancier, dan geeft ons platform een waarschuwing: wellicht kun je voor deze categorie een ander contract afsluiten. Door middel van wat we noemen “Community Intelligence” kunnen onze klanten zich ook op allerlei vlakken vergelijken met andere gebruikers. Onze klanten kunnen dan zelf zien hoe hun tail spend is t.o.v. andere klanten in hun branche of hoe efficiënt het proces verloopt t.o.v. andere Coupa klanten. Daarnaast helpt ons platform door continu met tips en aanbevelingen te komen hoe te optimaliseren en de tail spend terug te brengen.”

Wil je ook eens om tafel met PimmⓇ Solutions om na te gaan welke mogelijke kansen er binnen jouw bedrijf liggen, of heb je andere vragen? Je bent van harte welkom een mailtje te sturen naar christiaan@pimmsolutions.nl.

WKR op orde? Download de WKR checklist!
download  →

Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Bedankt! Je inschrijving is gelukt.
Oeps! Er is iets fout gegaan, probeer het later opnieuw.
Gelukkige medewerkers, 5 tips om de code te kraken!
Florie Pronk
Promovenda bij het Erasmus Happiness Economics Research Organization
lees verder    →
Bookspot.nl & Pimm® slaan de handen ineen
Frits van der Laan
Senior Marketeer
lees verder    →
Hier moet je op letten in je beloningsbeleid, volgens Great Place to Work
Wencke Lorber
Commercieel Directeur, Great Place to Work
lees verder    →
WKR lastig? Niet als je het zelf goed regelt
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Voor meest efficiënte resultaat: pak de koe bij de horens
Jolanda Maasakkers
Directiesecretaresse, SDK Vastgoed
lees verder    →
P2P-verbetertrajecten: hoe krijg je grip en een efficiënt proces?
Ewald Schaap
Purchase-to-Pay Expert, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd
Marcella van Dijk
Senior Office Manager, ICT Group
lees verder    →
Spend analyse: in Europa lopen we vijf jaar voor op inkoopgebied
Alexander Arsath Ro'is
Inkoopstrateeg a.i., Gemeente Schiedam
lees verder    →
De goede voornemens van de beste secretaresse van Nederland
Kelly Moerbeek
Executive assistant, NN Group
lees verder    →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer
Henry Robben
Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder    →
Het verborgen belang van een zakelijk kerstcadeautje
Wouter Maat
Manager Purchasing & Category Development, Pimm® Solutions
lees verder    →
Het carrièrepad van de secretaresse van het jaar
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Efficiëntie: de beste secretaresse van Nederland deelt haar geheimen
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Tail spend management brengt technologie en businessbehoeften bij elkaar
Doede van Haperen
Chief Enthousiasm Officer, LAKRAN Procurement Professionals
lees verder    →
Wie is die nieuwe inkoper?
Caroline van den Bosch
Managing Partner, Emeritor
lees verder    →
Inzicht in kleine uitgaven levert grote besparingen op
Robert-Jan Meeks
Eigenaar, Optimeeks Inkoop Implementatie
lees verder    →
Hoe zorg je voor compliancy bij inkoopprocessen?
Ewald Schaap
P2P Consultant, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Orderproces genegeerd in digitalisering administratie
Tim Schaefers
Algemeen Directeur, Esize
lees verder    →
Gebruikelijkheidstoets biedt speelruimte binnen de Werkkostenregeling
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Wie staat werkelijk centraal? De klant of jouw organisatie?
Jeroen Volk
CEO, InvoiceSharing
lees verder    →
Hoe koppel je het MKB aan de multinational zonder gedoe?
Mark Scholten
Baaz Magazine
lees verder    →
Hier moet je op letten in je beloningsbeleid, volgens Great Place to Work

Wencke Lorber

Commercieel Directeur, Great Place to Work
lees verder   →
Inzicht in kleine uitgaven levert grote besparingen op

Robert-Jan Meeks

Eigenaar, Optimeeks Inkoop Implementatie
lees verder   →
Wie staat werkelijk centraal? De klant of jouw organisatie?

Jeroen Volk

CEO, InvoiceSharing
lees verder   →
De goede voornemens van de beste secretaresse van Nederland

Kelly Moerbeek

Executive assistant, NN Group
lees verder   →
Bookspot.nl & Pimm® slaan de handen ineen

Frits van der Laan

Senior Marketeer
lees verder   →
Hoe zorg je voor compliancy bij inkoopprocessen?

Ewald Schaap

P2P Consultant, Ewald Schaap Consulting
lees verder   →