22
June
2017

Tail spend management brengt technologie en businessbehoeften bij elkaar

Doede van Haperen noemt zichzelf Chief Enthusiasm Officer. Op zich al voldoende reden om de man eens aan de tand te voelen. Van Haperen stond aan de wieg van innovatieve organisaties als LAKRAN Procurement Professionals waaruit onder meer FlexForceMonkey voortvloeide, een digitaal platform dat grote bedrijven en grote uitzendorganisaties op een slimme manier aan elkaar knoopt wat betreft de inkoop van tijdelijk personeel. Hij is een ideeënman, die in staat is om over traditionele silo’s heen te denken en te innoveren met inachtneming van de totale waardeketen op zijn vakgebied procurement. Hij verbindt complexe zaken aan gebruiksvriendelijke technologische oplossingen en hij vindt dat de scheiding tussen business- en technologie-innovatie tegenwoordig bijna niet meer te maken is. Leonie Schipperus, oprichter van Pimm® Solutions, sprak met hem over tail spend, procesoptimalisatie en de noodzaak van technologische innovatie.

Allereerst: Chief Enthusiasm Officer. Kun je die titel toelichten?
Als oprichter van een bedrijfsgroep die een erg breed dienstenpakket aanbiedt, is het verwarrend wanneer je als directeur van een van die bedrijven acteert. Door mezelf op LinkedIn Chief Enthusiasm Officer te noemen, geef ik een leuke draai aan de titel CEO. Maar het komt niet helemaal uit de lucht vallen: ik vind een zeker enthousiasme voor wat je doet en de capaciteit om dat enthousiasme op anderen over te brengen erg belangrijk voor het succes van innovatie. Wanneer je een platform ontwikkelt waarmee mensen samen moeten gaan werken, dan moeten ze daar wel warm voor lopen, anders zal de adoptie nooit optimaal zijn.

CEO van LAKRAN, kan je uitleggen wat LAKRAN doet?
De meeste mensen kennen ons als procurement consultants, maar door de jaren heen zijn we veel meer gaan doen dan dat. Onze filosofie is: waar iets wordt ingekocht, wordt ook iets verkocht, en daar wordt altijd technologie gebruikt. Wij proberen corporate klanten en leveranciers beter samen te laten werken over de hele waardeketen en dat is meer dan een slim inkoop- of verkoopproces. Met als doel het op gang brengen van de innovatie bij organisaties, zodat we over een paar jaar veel verder zijn dan, plat gezegd, uurtje-factuurtje-werk.

Een mooi voorbeeld daarvan is ons nieuwe platform FlexForceMonkey. Hier knopen we grote corporate inkopers, bijvoorbeeld omvangrijke industrieën en diensten organisaties, op een slimme manier aan de bekende arbeidsleveranciers voor de inkoop van uitzendkrachten. Dat was nodig, omdat we iedere keer tegen dezelfde issues aanliepen en daarom iedere keer dezelfde discussies hadden. Op een gegeven moment dacht ik: dit is kapitaalvernietiging, kan dit niet slimmer? We zijn toen het hele proces gaan innoveren. FlexForceMonkey is integratiesoftware, waarmee je heel makkelijk een inkoopsysteem en een uitzendproces aan elkaar koppelt: we hebben de complexe logica van de uitzendmarkt in lijn gebracht met het inkoopproces bij grote corporates. Veel van wat we doen heeft te maken met dit soort brokering-platforms, die ervoor zorgen dat data, kennis en de verschillende stakeholders bij elkaar komen. Je zou het eigenlijk kunnen zien als de Airbnb van de uitzendbranche.

En waar jij en ik het graag over hebben is natuurlijk de tail spend, hoe zou jij deze term omschrijven?
Tail spend is eigenlijk je unmanaged spend. Dus de uitgaven die versnipperd zijn over zoveel kleine transacties, dat het moeilijk te controleren of te optimaliseren valt. Tegelijkertijd kost het je wel veel geld, want voor elk wissewasje moet je allerlei handelingen verrichten, zoals het koppelen van crediteuren, de first time toetsen en ga zo maar door. Het kost heel veel procesinspanning, tegen een heel laag waarde toevoegend vermogen.

Dat herken ik. Wat vind jij, wanneer wordt tail spend management interessant voor bedrijven?
Tail spend management is eigenlijk pas iets van de laatste jaren. Dat heeft vooral met de opkomst van de cloud te maken: het werd erg eenvoudig om aan te sluiten op een e-procurement tool in de cloud en daarmee werd het ontsluiten van kleinere, minder kernachtige leveranciers rendabel. Was het rond 2004 nog vooral rendabel voor grote leveranciers, met ofwel waardevolle transacties dan wel een grote hoeveelheid transacties, nu zie je P2P verschuiven van inkoop naar accounts payable, oftewel finance. De traditionele inkoopmarkt richt zich op langdurige contracten, want dat is immers waar inkoop waarde toevoegt. Ten aanzien van tail spend is slechts één vraag interessant voor inkoop: kunnen we die kleine uitgaven bundelen bij grote perceelhouders? Zo niet, dan trekt inkoop zijn handen ervan af en wordt het zuiver een finance-issue. Maar als je het bundelt, dan wordt tail spend management ineens interessant. Dan kun je bijvoorbeeld de helft van je resources wegstrepen, met alle besparingen die daarbij komen kijken.

En die besparingen is een goede reden om je te richten op de tail spend. Maar waar ligt verder nog meer winst in het optimaliseren van de tail spend?
Het is een typische hygiënefactor, waarbij je de juiste balans moet vinden. Beheer je het te strikt, dan krijg je ontevreden medewerkers. Zaken als taarten, bloemen, cadeaubonnen en andere relatiegeschenken zijn belangrijk voor beroepsgroepen als secretaresses of baliemedewerkers om hun werk goed uit te kunnen voeren. Beperk je de keuze te veel, dan ga je hen frustreren. Maar doe je helemaal niets om de tail spend te beheren, dan zit je met een ontevreden financiële afdeling. Je hebt dus enerzijds de efficiëntie en de kostenbesparing en anderzijds de beschikbaarheid van het assortiment en de gebruikerstevredenheid. Die twee kun je niet los van elkaar zien. Ook wat betreft de winst die je kunt behalen: die zit niet alleen in de P2P-optimalisatie, maar ook in het tevreden houden van je medewerkers.

Wat is volgens jou het verschil in tail spend beheer bij grote en kleine bedrijven?
Als er een factuur binnenkomt bij wat kleinere bedrijven, is het makkelijker om even rond te vragen: wie heeft die taart besteld? Bij de grotere bedrijven wordt het beheren van de tail spend interessanter, want dan kan het flink oplopen. Bij het ene bedrijf gaat het om 5 miljoen euro, bij andere bedrijven zelfs om 50 miljoen. Een heleboel kleine uitgaven kunnen bij elkaar toch in een flink bedrag resulteren en zorgen voor een complexe boekhouding. De vraag is ook wanneer je iets tail spend noemt; iedere inkoopafdeling heeft zo zijn eigen definitie. Over het algemeen geldt dat wanneer er geen business case valt te maken als strategisch inkoper, of wanneer het niet genoeg valt te bundelen, dan valt het onder het kopje tail spend. Eigenlijk zeggen we: we krijgen het niet georganiseerd, dus we noemen het tail spend. En dat kan flink in de papieren lopen bij grote organisaties.

Hoe moeten organisaties te werk gaan om de tail spend beheersbaar te maken?
Het begint allereerst met heel goed weten waar je het over hebt. Veel bedrijven acteren nog altijd vanuit de onderbuik in plaats vanuit harde cijfers. Ze proberen het bovendien vaak allemaal zelf te doen, terwijl je juist de opkomst ziet van oplossingen als die van Pimm® Solutions, die gericht zijn op het reduceren van die ongrijpbare tail. Wanneer je zo groot bent dat P2P-procesoptimalisatie je gaat helpen, dan is het raadzaam om het bij externe specialisten neer te leggen. En je moet natuurlijk wel stappen nemen. Veel bedrijven praten inmiddels wel over tail spend, maar er zijn nog maar vrij weinig bedrijven die echte oplossingen implementeren. Terwijl het eigenlijk een heel simpel rekensommetje is: waar gaat je geld naartoe en waar in je organisatie wordt het uitgegeven? Hoe verspreider de tail spend is, hoe moeilijker beheersbaar het wordt. En hoe moeilijker beheersbaar, hoe hoger de proceskosten. Het zijn geen complexe analyses, zolang je de getallen maar hebt.

Hoe komt het dat veel bedrijven nog altijd niet uitbesteden op dit vlak?
Ik denk dat veel consultants nog heel traditioneel één oplossing per probleem zoeken. Terwijl er in de markt steeds meer kleine oplossingen in één groot pakket worden gebundeld. Dit slimme combineren is bij veel mensen nog niet standaard en ze komen dan niet verder dan dat tail spend een uitgavecategorie is die in het pay-systeem moet worden geduwd. P2P-systemen nemen tail spend ook nog niet altijd mee en dat heeft alles te maken met de volwassenheid van de markt. En het allerbelangrijkst: er moet vertrouwen in de externe partijen gaan ontstaan en dat is een kwestie van tijd.

Als ik advocaat van de duivel mag spelen: wat als bedrijven nou gewoon de tail spend niet aanpakken? Hoe erg kan dat zijn?
Als je als organisatie genoeg geld hebt om al die proceskosten te betalen, is er natuurlijk niets aan de hand. Daarom komt het ook zo traag op gang. Omdat het om zeer diverse uitgaven gaat is er nergens binnen organisaties een heel specifiek probleem, lijkt het. Maar goed, niemand wil natuurlijk te veel geld uitgeven en uiteindelijk zullen we er allemaal aan moeten geloven. Ook de geboden oplossingen zullen steeds volwassener worden. Je hebt partijen nodig, zowel aan de inkoopkant, als aan de kant van de oplossingen, die precies tussen business-problematiek en technologie zitten. Er zijn veel softwarepartijen in de markt die traditioneel op de software gericht zijn en niet zozeer op de invulling. Ook consultants zitten vaak óf op de businessstoel óf op de techniekstoel. Hier ontstaat ruimte voor digitaal gedreven business-veranderaars die deze werelden slim bij elkaar brengen. Tail spend management is daar een mooi voorbeeld van.

Wil je ook eens om tafel met PimmⓇ Solutions om na te gaan welke mogelijke kansen er binnen jouw bedrijf liggen, of heb je andere vragen? Je bent van harte welkom een mailtje te sturen naar christiaan@pimmsolutions.nl.

WKR op orde? Download de WKR checklist!
download  →

Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Bedankt! Je inschrijving is gelukt.
Oeps! Er is iets fout gegaan, probeer het later opnieuw.
Bookspot.nl & Pimm® slaan de handen ineen
Frits van der Laan
Senior Marketeer
lees verder    →
Hier moet je op letten in je attentiebeleid, volgens Great Place to Work
Wencke Lorber
Commercieel Directeur, Great Place to Work
lees verder    →
WKR lastig? Niet als je het zelf goed regelt
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Voor meest efficiënte resultaat: pak de koe bij de horens
Jolanda Maasakkers
Directiesecretaresse, SDK Vastgoed
lees verder    →
P2P-verbetertrajecten: hoe krijg je grip en een efficiënt proces?
Ewald Schaap
Purchase-to-Pay Expert, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd
Marcella van Dijk
Senior Office Manager, ICT Group
lees verder    →
Spend analyse: in Europa lopen we vijf jaar voor op inkoopgebied
Alexander Arsath Ro'is
Inkoopstrateeg a.i., Gemeente Schiedam
lees verder    →
De beste voornemens van de beste secretaresse van Nederland
Kelly Moerbeek
Executive assistant, NN Group
lees verder    →
Een dag uit het leven van een secretaresse
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer
Henry Robben
Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder    →
Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf
Alef Burghouts
Value Solutions Consultant, Coupa Software
lees verder    →
Het verborgen belang van een zakelijk kerstcadeautje
Wouter Maat
Manager Purchasing & Category Development, Pimm® Solutions
lees verder    →
Het carrièrepad van de secretaresse van het jaar
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Efficiëntie: de beste secretaresse van Nederland deelt haar geheimen
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Wie is die nieuwe inkoper?
Caroline van den Bosch
Managing Partner, Emeritor
lees verder    →
Inzicht in kleine uitgaven levert grote besparingen op
Robert-Jan Meeks
Eigenaar, Optimeeks Inkoop Implementatie
lees verder    →
Hoe zorg je voor compliancy bij inkoopprocessen?
Ewald Schaap
P2P Consultant, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Orderproces genegeerd in digitalisering administratie
Tim Schaefers
Algemeen Directeur, Esize
lees verder    →
Gebruikelijkheidstoets biedt speelruimte binnen de Werkkostenregeling
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Wie staat werkelijk centraal? De klant of jouw organisatie?
Jeroen Volk
CEO, InvoiceSharing
lees verder    →
Hoe koppel je het MKB aan de multinational zonder gedoe?
Mark Scholten
Baaz Magazine
lees verder    →
Spend analyse: in Europa lopen we vijf jaar voor op inkoopgebied

Alexander Arsath Ro'is

Inkoopstrateeg a.i., Gemeente Schiedam
lees verder   →
Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf

Alef Burghouts

Value Solutions Consultant, Coupa Software
lees verder   →
Voor meest efficiënte resultaat: pak de koe bij de horens

Jolanda Maasakkers

Directiesecretaresse, SDK Vastgoed
lees verder   →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd

Marcella van Dijk

Senior Office Manager, ICT Group
lees verder   →
Een dag uit het leven van een secretaresse

Kelly Moerbeek

Executive Assistant, NN Group
lees verder   →
Gebruikelijkheidstoets biedt speelruimte binnen de Werkkostenregeling

Leo Huisman

Accountant, HLB Den Hartog
lees verder   →