17
January
2018

De goede voornemens van de beste secretaresse van Nederland

Wat zijn jouw zakelijke voornemens voor 2018? Eindelijk al die achterstallige taakjes wegwerken, misschien? Of zorgen dat je minder stress hebt, door beter te plannen? Of heb je helemaal geen goede voornemens, omdat je sowieso al lekker bezig was? Prangende vragen, die Leonie Schipperus van Pimm aan Kelly Moerbeek, executive assistant bij NN Group en Secretaresse van het Jaar 2017, voorlegde.

Allereerst natuurlijk de beste wensen. Welke goede (zakelijke) voornemens heb je voor dit jaar?
Een van mijn voornemens geldt eigenlijk voor zowel zakelijk als privé. Namelijk lekker doorgaan waar ik mee bezig ben. Op zakelijk vlak lijkt het of het ieder jaar steeds drukker wordt. Ik wil proberen om de structuur en het overzicht te behouden, maar ik wil wel zaken iets verder van tevoren plannen. Het liefst dat ik al weet wat ik het komende jaar ongeveer wil doen. Als ik dat vast heb gelegd en gestroomlijnd, dan heb ik een solide basis van waaruit ik naar doelen kan werken en waar ik rekening mee kan houden. Het afgelopen jaar gebeurden veel dingen ad hoc en moest er ook veel op het laatste moment worden ingepland. Daar ontkom je in mijn vakgebied nooit helemaal aan, maar daarom wil ik zoveel mogelijk vastleggen wat ik nu al kan vastleggen.

Hou houd jij je goede voornemens vol?
Haha, moeilijk. En dat is zeker geen onwil, maar er gebeuren ieder jaar zoveel dingen waarvoor er weer een extra planning moet komen, of waarvoor zaken moeten worden gewijzigd, dat het niet altijd realistisch is om helemaal vast te blijven houden aan je voornemens. Het is erg afhankelijk van de situatie en van wat er het komende jaar in het bedrijf gaat spelen. Desalniettemin ga ik zeker proberen om de belangrijke evenementen ver van tevoren in te plannen en daar wil ik me aan houden. Daarnaast roep ik tegen iedereen wat mijn goede voornemens zijn. Dus iedereen verwacht nu ook dat ik het waar ga maken, en dan moet ik me er wel aan houden.

Klinkt als een goede strategie. Heb je nog meer tips voor ons?
Probeer voor jezelf het overzicht van wat je je hebt voorgenomen helder voor ogen te houden. Vraag je ook bij ieder voornemen af of het wel haalbaar is. Soms wil je iets graag, maar kan het gewoon niet. Bijvoorbeeld omdat anderen niet meewerken of de situatie er niet naar is. Het is misschien een cliché, maar het helpt echt als je zaken vooraf inplant. Wanneer je een planning hebt, dan kun je er rekening mee houden en is het veel makkelijker vol te houden dan wanneer je alles last minute moet organiseren. Blijf ook goed overleggen met je medesecretaresses. Wanneer je het samen bespreekt, dan is de kans dat het lukt veel groter. Met overleg kweek je veel meer begrip en goodwill dan wanneer je het aan mensen oplegt.

Zijn er valkuilen waar je voor op je hoede moet zijn?
Het kan een valkuil zijn wanneer je teveel wil op een te korte termijn. Als ik eenmaal een plan heb aan het begin van een jaar, dan wil ik het allemaal het liefst al in het eerste kwartaal realiseren. Maar dat is natuurlijk niet altijd haalbaar. In het begin is iedereen altijd enthousiast en daar wil je in meegaan, maar dat kan soms teveel worden. Dan bereik je niet het resultaat dat je wil en raak je teleurgesteld en gedemotiveerd. Een andere valkuil is dat je alles op je wilt nemen en regelen. Dan heb je immers de controle en weet je wat er gedaan is, wat er speelt en wat er nog moet gebeuren. Maar als je daarin doorschiet, gaat het tegen je werken. Dan verlies je juist weer het overzicht, omdat het teveel wordt. Je moet dus soms dingen uit handen geven. Dat is niet altijd makkelijk, want dan weet je ook niet meer wie wat heeft opgepakt en ben je niet meer voortdurend van alles op hoogte. Heb ik meteen nog een goed voornemen voor 2018: wat meer mijn collega’s bij bepaalde zaken betrekken.

Heb je je goede voornemens vorig jaar ingelost?
Niet zoveel als ik zou willen. Ik had toen ook al als voornemen om wat vaker mijn collega’s bij dingen te betrekken en mensen om hulp te vragen, maar dat heeft nog wat werk nodig. Ik ben vaak bang dat mensen zeggen dat ze geen tijd voor me hebben, omdat ze al te druk zijn. Maar als je het dan vraagt, dan blijkt dat meestal helemaal niet zo te zijn. Mensen zijn vaker wel bereid om je te helpen dan niet, heb ik gemerkt. Ik wil dat dan ook vaker gaan doen, het komende jaar.

Waar kijk je het meest naar uit in 2018?
Ik kijk nog heel erg uit naar de mooie dingen die ik mee mag maken dankzij het winnen van de titel ‘secretaresse van het jaar’. Als winnaar van 2017, mag ik dit jaar in de jury van het evenement zitten en helpen om de winnaar van dit jaar te selecteren. Ik kan dan zien hoe het er aan de achterkant aan toegaat, hoe de andere kandidaten het aanpakken en welke verhalen zij allemaal te vertellen hebben. Dat lijkt me erg interessant. Ik moet wel zeggen dat ik het heerlijk vind om het stokje straks over te dragen, want hoe leuk het ook is, het is ook heel veel allemaal. Misschien dat ik dan nog aan mijn goede voornemens toekom!

Dit interview is de vierde én laatste in een reeks met Kelly Moerbeek, winnares van de Secretaresse van het Jaar-verkiezing. Als Executive Assistant bij NN Group geeft Moerbeek in deze reeks haar persoonlijke kijk op vakinhoudelijke ontwikkelingen. Lees hier het eerste interview over efficiëntie, de tweede over Kelly's carrièrepad en de derde over een dag uit haar leven.

Wil je ook eens om tafel met PimmⓇ Solutions om na te gaan welke mogelijke kansen er binnen jouw bedrijf liggen, of heb je andere vragen? Je bent van harte welkom een mailtje te sturen naar christiaan@pimmsolutions.nl. 

WKR op orde? Download de WKR checklist!
download  →

Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Bedankt! Je inschrijving is gelukt.
Oeps! Er is iets fout gegaan, probeer het later opnieuw.
Gelukkige medewerkers, 5 tips om de code te kraken!
Florie Pronk
Promovenda bij het Erasmus Happiness Economics Research Organization
lees verder    →
Bookspot.nl & Pimm® slaan de handen ineen
Frits van der Laan
Senior Marketeer
lees verder    →
Hier moet je op letten in je beloningsbeleid, volgens Great Place to Work
Wencke Lorber
Commercieel Directeur, Great Place to Work
lees verder    →
WKR lastig? Niet als je het zelf goed regelt
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Voor meest efficiënte resultaat: pak de koe bij de horens
Jolanda Maasakkers
Directiesecretaresse, SDK Vastgoed
lees verder    →
P2P-verbetertrajecten: hoe krijg je grip en een efficiënt proces?
Ewald Schaap
Purchase-to-Pay Expert, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd
Marcella van Dijk
Senior Office Manager, ICT Group
lees verder    →
Spend analyse: in Europa lopen we vijf jaar voor op inkoopgebied
Alexander Arsath Ro'is
Inkoopstrateeg a.i., Gemeente Schiedam
lees verder    →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer
Henry Robben
Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder    →
Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf
Alef Burghouts
Value Solutions Consultant, Coupa Software
lees verder    →
Het verborgen belang van een zakelijk kerstcadeautje
Wouter Maat
Manager Purchasing & Category Development, Pimm® Solutions
lees verder    →
Het carrièrepad van de secretaresse van het jaar
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Efficiëntie: de beste secretaresse van Nederland deelt haar geheimen
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Tail spend management brengt technologie en businessbehoeften bij elkaar
Doede van Haperen
Chief Enthousiasm Officer, LAKRAN Procurement Professionals
lees verder    →
Wie is die nieuwe inkoper?
Caroline van den Bosch
Managing Partner, Emeritor
lees verder    →
Inzicht in kleine uitgaven levert grote besparingen op
Robert-Jan Meeks
Eigenaar, Optimeeks Inkoop Implementatie
lees verder    →
Hoe zorg je voor compliancy bij inkoopprocessen?
Ewald Schaap
P2P Consultant, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Orderproces genegeerd in digitalisering administratie
Tim Schaefers
Algemeen Directeur, Esize
lees verder    →
Gebruikelijkheidstoets biedt speelruimte binnen de Werkkostenregeling
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Wie staat werkelijk centraal? De klant of jouw organisatie?
Jeroen Volk
CEO, InvoiceSharing
lees verder    →
Hoe koppel je het MKB aan de multinational zonder gedoe?
Mark Scholten
Baaz Magazine
lees verder    →
Hoe koppel je het MKB aan de multinational zonder gedoe?

Mark Scholten

Baaz Magazine
lees verder   →
Tail spend management brengt technologie en businessbehoeften bij elkaar

Doede van Haperen

Chief Enthousiasm Officer, LAKRAN Procurement Professionals
lees verder   →
Gebruikelijkheidstoets biedt speelruimte binnen de Werkkostenregeling

Leo Huisman

Accountant, HLB Den Hartog
lees verder   →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer

Henry Robben

Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder   →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd

Marcella van Dijk

Senior Office Manager, ICT Group
lees verder   →
Efficiëntie: de beste secretaresse van Nederland deelt haar geheimen

Kelly Moerbeek

Executive Assistant, NN Group
lees verder   →