28
October
2018

P2P-verbetertrajecten: hoe krijg je grip en een efficiënt proces?

Ewald Schaap is een door de wol geverfde Purchase-to-Pay-expert die de afgelopen acht jaar als consultant bij tientallen grote organisaties P2P-verbetertrajecten begeleidde. Hij zal zijn visie op de ontwikkelingen binnen de P2P-wereld uitgebreid delen tijdens onze Round Table over innovaties binnen inkoop (op 15 november a.s.), maar wij voelden hem alvast aan de tand over de uitdagingen, ontwikkelingen en toekomstperspectieven waar bedrijven mee te maken kunnen krijgen tijdens verbetertrajecten.

"Het belangrijkste probleem voor veel organisaties is dat het inkoopproces inefficiënt is en er te weinig grip op uitgaven is."

Wat is momenteel, op Purchase-to-Pay gebied, het grootste ‘probleem’ bij organisaties?
Ik zou er twee willen noemen. Het inkoopproces is inefficiënt, oftewel het kost teveel tijd en organisaties hebben weinig grip op uitgaven. Over de inefficiëntie: op de afdelingen Inkoop en Crediteurenadministratie doen mensen vaak nog veel operationeel werk om bestellingen aan te maken en facturen te verwerken. Dat kan zeer tijdrovend zijn. Ze moeten bijvoorbeeld kijken voor wie een binnenkomende factuur bestemd is en handmatig zorgen dat deze goedgekeurd wordt. Over de grip op uitgaven: organisaties willen dat alle uitgaven vooraf goedgekeurd worden en dat bestellingen bij de juiste leveranciers worden gedaan, maar dat gaat vaak fout omdat de processen niet volwassen genoeg zijn. Er is onder de werknemers geen inzicht in de verplichtingen en er wordt veel buiten de contractleveranciers om besteld.

Voor de direct-spend zie ik dat het bestelproces voor het primaire proces wel goed draait, maar er verder gedigitaliseerd en geautomatiseerd kan worden, zodat het contact volledig digitaal verloopt en er niet meer met papier of een pdf hoeft te worden gewerkt voor bevestigingen, facturen of pakbonnen.

"Een nieuwe tool biedt allerlei mogelijkheden, maar uiteindelijk gaat het erom dat je veranderingen doorvoert in de hele organisatie, voor alle betrokken partijen."

Wat zou je organisaties als advies willen meegeven?
Bij een verbetertraject kan er een aantal dingen misgaan. Soms zie ik bijvoorbeeld dat organisaties een mooie tool aanschaffen, maar dat er niet van tevoren is nagedacht over hoe de processen moeten lopen en hoe ze die tool moeten koppelen aan het ERP-systeem. Zo’n nieuwe tool biedt je weliswaar allerlei mogelijkheden, maar uiteindelijk gaat het erom dat je echte veranderingen doorvoert in de hele organisatie, voor alle betrokken partijen. Het is belangrijk dat iedereen van tevoren goed nadenkt over wat ze willen doen en hoe de software daarbij kan gaan helpen. Inkoop, Finance en ICT moeten daarvoor nauw samenwerken met de eindgebruikers. Doe je dit niet, dan zal het je later in het proces veel tijd gaan kosten.

Inventariseer dus eerst de huidige situatie goed. Wat zijn de processen? Waar zitten de knelpunten? In welke inkoopcategorieën valt de meeste winst te behalen? Maak daar een goede businesscase van en denk goed na of je wel klaar bent om daar een project van te maken. Besef ook goed dat P2P een ondersteunend proces is van je corebusiness. Je moet er wel in investeren en het implementeren van P2P is geen quick win. Op de langere termijn staan er echter wel grote baten tegenover, zoals meer efficiëntie bij Inkoop en Finance, betere en preciezere inzichten in alle uitgaven en meer grip op die uitgaven. Als het goed ingeregeld is, dan worden alle uitgaven automatisch goedgekeurd door de juiste persoon en wordt er alleen gebruikgemaakt van voorkeursleveranciers. Heb je je systemen op orde, dan is er een gemiddelde inkoopbesparing van twee tot vijf procent op spend mogelijk.

Ik adviseer bij verbetertrajecten vaak om de bestaande processen los te laten en je aan te passen aan de standaard van de leverancier. Zo’n twintig jaar geleden, tijdens de opkomst van ERP-systemen, werd er vaak maatwerk gebouwd, wat voor conflicterende standaarden zorgde. Wil je van het maatwerk van toen naar een nieuwe P2P-cloudapplicatie, dan is de koppeling vaak moeilijk te maken. Wanneer je je aanpast aan de standaard van de leverancier, ben je toekomstbestendig.

"Zorg ervoor dat je processen zo inricht dat ze goed passen bij hoe de business werkt. En vergeet niet om die processen vervolgens te handhaven."

Waar kunnen organisaties het best beginnen met hun verbetertraject?
Dat ligt er een beetje aan waar de grootste knelpunten zitten. Meestal begint het met het analyseren van de huidige en gewenste processen, het bepalen welke software je nodig hebt en vervolgens het traject om daar een partij bij te kiezen. Als het een geïntegreerde oplossing voor bestellen en factuurverwerking is, dan begin je vaak aan de achterkant, bij de factuurverwerking. Zo krijg je direct alle spend(-facturen) in je applicatie en kunnen je gebruikers wennen aan het goedkeuringsproces. Als dat eenmaal staat, dan kun je geleidelijk meer inkooporders aan gaan maken voor verschillende categorieën.

Zorg er wel voor dat je de processen zo inricht dat ze goed passen bij hoe de business werkt. En vergeet niet om die processen vervolgens te handhaven. Daarvoor heb je iemand nodig die streng en kritisch is en die mensen erop aanspreekt als zij zich niet aan het afgesproken proces houden.

Wat is er de afgelopen jaren allemaal veranderd binnen P2P?
Door de verregaande digitalisering die we zien, verandert de aard van het werk ook ingrijpend. Waar er vroeger veel repeterende handelingen bij kwamen kijken, zoals het verwerken van bestelaanvragen en inkooporders, de crediteurenadministratie, of het scannen en najagen van facturen, is dat nu vaak allemaal geautomatiseerd. Maar daar komt ook weer nieuw, andersoortig werk voor terug, zoals het maken van analyses op basis van de data, het stroomlijnen van processen, bestandsbeheer, catalogusbeheer en het opstellen van intelligente regels met behulp van machine learning. Kijk bijvoorbeeld hoe het boeken van facturen is veranderd: vroeger moest iemand ze handmatig matchen met de inkooporders, tegenwoordig is dat allemaal ‘rule-based’ en geautomatiseerd. Soms zijn er nieuwe functies nodig of moeten afdelingen worden samengevoegd. Het belangrijkst is dat je de mensen meeneemt, vooral de inkopers en de mensen van de financiële administratie. Het succes van een project wordt immers bepaald door de mensen die het systeem dagelijks gaan gebruiken. Zorg daarom voor voldoende uitleg en training.

Wat zijn volgens jou de belangrijkste recente innovaties binnen inkoop?
Wat de laatste jaren sterk gegroeid is, zijn de zogenaamde businessnetwerken, zoals bijvoorbeeld van SAP Ariba of Basware. Het voordeel is dat hier heel veel leveranciers op zijn aangesloten en je er vrij snel gebruik van kunt maken. Je hebt een volledig elektronische communicatie met je leveranciers, waardoor je bestellingen en facturen zonder handelingen kunt verwerken. Daarnaast is process mining sterk in opkomst, waarbij je met software de beschikbare data analyseert om inzicht te krijgen in hoe je proces daadwerkelijk verloopt. Welke transacties hebben de juiste route gevolgd en hoe vaak ging het mis?

Een andere recente innovatie is spot buy, een oplossing voor de tail spend. Er zijn altijd kleine leveranciers waarvoor je geen catalogus gaat maken. Met spot buy heb je op de achtergrond één leverancier met een gigantisch artikelbestand, waardoor je je bestaande bestelsysteem kunt blijven gebruiken en netjes een factuur van één leverancier krijgt. Een beetje zoals Pimm®, dus.

Wat staat ons op korte termijn nog te wachten qua innovaties?
Ik verwacht dat de userinterface voor het bestellen van artikelen nog behoorlijk gaat veranderen. Waar vroeger iedereen via lelijke schermen in het ERP-systeem bestelde, zijn dat tegenwoordig al moderne bestelsystemen die iets hebben van bol.com. In de nabije toekomst wordt dat denk ik veel meer spraakgestuurd of met slimme chatbots, die suggesties doen en met je meedenken. De zakelijke inkoopoplossingen zullen het voorbeeld van de consumentenoplossingen wat dat betreft op de voet blijven volgen. Daarnaast zullen we het verwerken van inkoopfacturen steeds verder blijven automatiseren en zal ook het Internet of Things een grotere rol gaan spelen, waarbij apparaten bijvoorbeeld zelf nieuwe onderdelen gaan bestellen. Ook blockchain zal de markt ingrijpend veranderen, met grote gevolgen voor inkoop. Je kunt het geld bijvoorbeeld zo programmeren dat het alleen kan worden uitgegeven bij bepaalde leveranciers of voor bepaalde projecten. Je kunt er de volledige productieketen inzichtelijk mee maken, van producent tot eindklant en alle tussengelegen stations. Met die transparantie kun je bijvoorbeeld aantonen dat je duurzaamheid serieus neemt als bedrijf.

>>>  Ewald Schaap is spreker op de Round Table van 15 november 2018. Wil jij bij de volgende editie van onze Round Table zijn? Neem dan contact op met Christiaan via christiaan@pimmsolutions.nl.

Het gehele artikel lezen? Download hier het artikel:
download  →

Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Bedankt! Je inschrijving is gelukt.
Oeps! Er is iets fout gegaan, probeer het later opnieuw.
Hier moet je op letten in je attentiebeleid, volgens Great Place to Work
Wencke Lorber
Commercieel Directeur, Great Place to Work
lees verder    →
WKR lastig? Niet als je het zelf goed regelt
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Voor meest efficiënte resultaat: pak de koe bij de horens
Jolanda Maasakkers
Directiesecretaresse, SDK Vastgoed
lees verder    →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd
Marcella van Dijk
Senior Office Manager, ICT Group
lees verder    →
Spend analyse: in Europa lopen we vijf jaar voor op inkoopgebied
Alexander Arsath Ro'is
Inkoopstrateeg a.i., Gemeente Schiedam
lees verder    →
De beste voornemens van de beste secretaresse van Nederland
Kelly Moerbeek
Executive assistant, NN Group
lees verder    →
Een dag uit het leven van een secretaresse
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer
Henry Robben
Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder    →
Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf
Alef Burghouts
Value Solutions Consultant, Coupa Software
lees verder    →
Het verborgen belang van een zakelijk kerstcadeautje
Wouter Maat
Manager Purchasing & Category Development, Pimm® Solutions
lees verder    →
Het carrièrepad van de secretaresse van het jaar
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Efficiëntie: de beste secretaresse van Nederland deelt haar geheimen
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Tail spend management brengt technologie en businessbehoeften bij elkaar
Doede van Haperen
Chief Enthousiasm Officer, LAKRAN Procurement Professionals
lees verder    →
Wie is die nieuwe inkoper?
Caroline van den Bosch
Managing Partner, Emeritor
lees verder    →
Inzicht in kleine uitgaven levert grote besparingen op
Robert-Jan Meeks
Eigenaar, Optimeeks Inkoop Implementatie
lees verder    →
Hoe zorg je voor compliancy bij inkoopprocessen?
Ewald Schaap
P2P Consultant, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Orderproces genegeerd in digitalisering administratie
Tim Schaefers
Algemeen Directeur, Esize
lees verder    →
Gebruikelijkheidstoets biedt speelruimte binnen de Werkkostenregeling
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Wie staat werkelijk centraal? De klant of jouw organisatie?
Jeroen Volk
CEO, InvoiceSharing
lees verder    →
Hoe koppel je het MKB aan de multinational zonder gedoe?
Mark Scholten
Baaz Magazine
lees verder    →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer

Henry Robben

Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder   →
Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf

Alef Burghouts

Value Solutions Consultant, Coupa Software
lees verder   →
Tail spend management brengt technologie en businessbehoeften bij elkaar

Doede van Haperen

Chief Enthousiasm Officer, LAKRAN Procurement Professionals
lees verder   →
Hier moet je op letten in je attentiebeleid, volgens Great Place to Work

Wencke Lorber

Commercieel Directeur, Great Place to Work
lees verder   →
Hoe zorg je voor compliancy bij inkoopprocessen?

Ewald Schaap

P2P Consultant, Ewald Schaap Consulting
lees verder   →
Spend analyse: in Europa lopen we vijf jaar voor op inkoopgebied

Alexander Arsath Ro'is

Inkoopstrateeg a.i., Gemeente Schiedam
lees verder   →