Bedrijven willen meer grip hebben op wat er uit gaat, maar als het gaat om uitgaven aan kleine leveranciers is dat ineens heel anders. Er wordt al snel gedacht: dat zijn kleine bedragen; het gaat nergens over. Je koopt een bloemetje hier, een batterij daar. Moeten we daar ingewikkeld over doen? Robert-Jan Meeks, eigenaar van OptiMeeks Inkoop Implementatie, bewijst dat er met inzicht in kleine uitgaven – de tail spend – ook grote besparingen te behalen zijn. We interviewden deze spreker van Pimm®'s Round Table.
Als je inzicht hebt in je uitgaven, dan kan je hier beter op sturen en weet je welk bedrag je in je zak had kunnen houden. Dat is in de kern de boodschap van Meeks. “Denk niet dat het alleen om de uitgaven gaat, het draait net zo goed om bijvoorbeeld de tijd die mensen in de organisatie kwijt zijn met administratieve verwerkingen. Bij de kleine uitgaven aan kleine leveranciers kan de zogenoemde total cost of ownership (TCO) al snel flink oplopen. En dan gaat het ineens om behoorlijke bedragen.”
Inzicht in kleine uitgaven
Een mooi voorbeeld hiervan is het werk waar Meeks bij betrokken was bij Essent. “De kleine uitgaven zitten eigenlijk onder de motorkap, het is niet direct zichtbaar en ook geen core business. Bij de grote leveranciers wordt op de kosten gelet. Het management team op inkoop is vaak leveranciersgericht, minder gericht op de proces- of finance kant. Dat terwijl er onder de motorkap, als je naar meer kijkt dan de prijs in de markt, nog zoveel te winnen is. Daar hebben we ons op gericht.”
De opmars van big data en data-analyse en de ontwikkelingen in inkoopsoftware maken dit soort zaken waar Meeks het over heeft beter zichtbaar. “Het heeft nu over het algemeen misschien niet de grootste aandacht, de tail spend, maar je ziet de komende jaren hier een verandering in. Bedrijven die lager zitten qua volwassenheid op inkoop, kijken eerst naar andere dingen zoals volumeafspraken bij grote leveranciers. Focus op de spend van kleine leveranciers komt pas later.”
Behoeftes verenigen
De crux van het verhaal? Inkoop zit nog teveel in een toren. Ze ondersteunen de business en adviseren of het links of rechts moet. Echte aansluiting in termen van de business is nog een hele uitdaging. “De doelstelling bij Essent was om zoveel mogelijk handsfree in te kopen, met zo min mogelijk inkopers aan de knoppen, door zoveel mogelijk te automatiseren. Maar: is dat ook een doelstelling van de business? Mooi die automatisering, maar wat hebben de werknemers eraan? Die willen de spullen op tijd geleverd hebben. Dat moet met elkaar verenigd worden.” Volgens Meeks lopen dit soort projecten vaak in de implementatiefase stuk omdat dit niet goed is afgestemd. Je moet weten wat de behoefte is van de interne klant is, de “Voice of the Customer”, en dus wat er leeft bij de collega’s op de werkvloer.
Bij Essent werden de behoeftes afgestemd en was het streven om te zoeken naar innovatieve oplossingen. “Daarbij hebben we ons vooral gericht op de kleine leveranciers, waar ongemerkt vele interne kosten gemaakt werden. Bij bedragen onder de tienduizend euro hebben we ons afgevraagd of we die allemaal moeten goedkeuren. En of we deze facturen wel willen verwerken. Het zijn vaak stappen die intern wel geld kosten, maar het bedrijf geen waarde opleveren. Wat moeten we allemaal op voorraad houden? En moeten we de zaken die we in een catalogus kunnen bestellen ook nog ergens anders kunnen bestellen, of houden we de deur dicht?”
Uiteindelijk resulteerde dit voor Essent in een efficiënte aanpak, met ook duidelijkheid voor de klant. Ter ondersteuning is er een IT-platform geïmplementeerd waarin de levertijd inzichtelijk was, waar de gebruiker goed in kon zoeken, alles voor de kleine uitgaven op een centrale plek, in één systeem.
Besparen op tijd levert ook winst op
Het traject leverde ook een aantal learnings op. “In dit soort trajecten zijn het vaak Inkoop en Finance die de kar trekken, maar zorg ook dat je daadwerkelijk mensen uit de business betrekt. Daarbij was het belangrijk inzicht te creëren in waar we mee bezig waren. We hebben in kleine stapjes laten zien wat het inkopen de werknemer nu aan tijd kost, en wat dat in de toekomst zal zijn. De tijd, die moeite, dat levert ook winst op, naast enkel besparing op prijs. Verder hebben we via self-billing een bijdrage geleverd aan het milieu, en het papier voor deze uitgaven uit de keten verwijderd.”
Voor Essent was dit een belangrijke stap in het optimaliseren van de Operationele Inkoop. Een centrale aanpak werd gecombineerd met duidelijk oog voor de klant, met als gevolg besparingen in tail spend en de TCO. Een mooi voorbeeld voor een hoop andere bedrijven.