9
August
2017

Het carrièrepad van de secretaresse van het jaar

Kelly Moerbeek, executive assistant bij NN Group, won onlangs de 32e Secretaresse van het Jaar-verkiezing, georganiseerd door Schoevers in samenwerking met exclusieve partners Experis en Pimm®. We voelden haar al eens aan de tand over het onderwerp efficiëntie en dat leverde veel nuttige en praktische tips op. Genoeg reden voor Leonie Schipperus, oprichter van Pimm®, om haar nog eens te bevragen, ditmaal over de carrièreontwikkeling van de executive assistant. Hoe verliep Kelly’s eigen carrière? Wat waren de hoogtepunten en wat waren de leermomenten? Welke vaardigheden zijn onmisbaar en hoe kan de organisatie waar je voor werkt jou helpen op je carrièrepad? Ter lering en vermaak.

Voor we het gaan hebben over carrièreontwikkeling in het algemeen, wil ik het graag eerst hebben over het verloop van jouw eigen carrière. Kun je daar iets over vertellen?
Ik begon ooit met de opleiding pr- en voorlichting bij Schoevers en deed daarna nog een jaar accountmanagement. Bij mijn eerste werkgever zochten ze iemand voor de afdeling pr en voorlichting, maar toen ik solliciteerde bleek dat ze toch iemand met wat meer ervaring wilden hebben. Ze zochten echter ook een secretaresse voor de afdeling logistiek en daar kwam ik wél voor in aanmerking. Ik dacht: het is werk en ik kan lekker aan de slag, gewoon doen dus. Daar merkte ik voor het eerst hoe leuk ik het secretaressevak eigenlijk vond en zo groeide ik erin. Omdat de functie van secretaresse veel te maken heeft met communicatie, kon ik mijn pr- en voorlichtingsachtergrond goed gebruiken.

Ik merkte na ongeveer anderhalf jaar dat ik bij dat bedrijf niet veel verder meer door kon groeien. Ik werkte toen bovendien voor meerdere mensen en ik wilde eigenlijk liever voor één persoon werken. Ik solliciteerde bij een consultancybedrijf, naar de functie van assistent van een van de partners. Ik merkte direct dat ik veel meer betrokken kon zijn bij de werkzaamheden, dan toen ik nog voor meerdere personen werkte. Ik vind het tot op de dag van vandaag nog altijd het leukste om voor één persoon te werken, omdat je dan samen met iemand echt je baan vorm kan gaan geven.

Inmiddels werk ik al weer tien jaar voor hetzelfde bedrijf en dan groei je door binnen de hiërarchie van de organisatie. Dan ga je bijvoorbeeld van de senior managers naar de partners. Iedereen voor wie je komt te werken heeft weer zijn of haar eigen manier van werken en dan merk je dat je daarin meegaat en nieuwe vaardigheden leert. Ik heb daarom nog altijd niet zoiets van: ik zit hier al tien jaar en het wordt saai. Elk jaar is weer anders, omdat je je door de organisatie beweegt, voor nieuwe mensen komt te werken en voor nieuwe uitdagingen komt te staan.

Jij hebt dus eigenlijk vooral veel geleerd van je managers?
Ja, dat zou je zo wel kunnen stellen. Vooral in grotere organisaties zijn de meeste managers na drie, vier jaar klaar om de volgende stap te maken. Soms ga je dan mee naar hun nieuwe functie, maar soms ook niet, bijvoorbeeld als ze voor die functie naar het buitenland moeten verhuizen. En als je dan voor een nieuw iemand komt te werken, dan wordt je geconfronteerd met nieuwe ideeën, nieuwe inzichten en nieuwe manieren van werken. Dan groei je zelf ook weer mee en dat heeft mij erg geholpen om verder te groeien in mijn functie.

Wat waren de hoogtepunten in je carrière? En de dieptepunten?
Het mooiste was dat ik altijd het vertrouwen heb gekregen dat ik nodig heb voor mijn functie. Iedereen maakt natuurlijk weleens fouten, maar het is erg belangrijk dat je werkgever blij is met wat je doet. De band met je manager moet gewoon goed zijn: je moet elkaar begrijpen en aanvoelen, anders kun je je functie niet goed vervullen. Er zijn natuurlijk ook managers die minder goed aanvoelen wat jij nodig hebt. Je moet bepaalde dingen voor elkaar krijgen en daar heb je ook hun steun voor nodig. Dat is weleens lastig. Degene voor wie je werkt is natuurlijk ook heel druk en daar moet je dan een modus in vinden. Je moet echt de tijd claimen om tot afspraken te komen. De dieptepunten zijn dan ook als je merkt dat je niet op een lijn zit met je manager: dat is echt heel lastig werken. Dat heb ik gelukkig niet vaak meegemaakt.

Waar werk je op dit moment naartoe in jouw carrière? Zie je jezelf bijvoorbeeld over tien jaar ergens anders staan?
Niet in de zin dat ik nog iets heel anders wil, of een andere functietitel. Ik hoop dat ik dit vak nog heel lang kan blijven uitoefenen. Maar het moet wel leuk blijven wat ik doe. Dat vereist vooral betrokkenheid bij wat er in het bedrijf gebeurt. Als ik bijvoorbeeld een leuk project langs zie komen, dan geef ik aan dat ik daaraan wil werken en dat wordt in negen van de tien gevallen gewaardeerd. En ik vind het bijvoorbeeld erg leuk om mijn ervaring als senior in te zetten om jonge mensen te helpen. Tips te geven en te begeleiden. Zo kan ik mijn ervaring echt te gelde maken.

Verder verschilt het carrièrepad van assistenten per persoon. Je hebt bijvoorbeeld personal assistants die heel graag door willen groeien naar business manager. Voor mij is dat minder belangrijk, aangezien ik mijn functie als executive assistant gewoon erg leuk vind. Maar inhoudelijk is er dan nog altijd wel veel mogelijk. Zoals ik net al zei: als je een interessant project tegenkomt binnen de organisatie, dan kun je zelf aangeven dat je daarbij betrokken wilt zijn. Zo bepaal je natuurlijk ook je carrière. Je groeit door alles wat je meemaakt. Als ik al tips kan geven voor je carrière, dan is het dat je je heel erg goed moet kunnen inleven, goed moet kunnen prioriteren en goed moet snappen wat gevoelig of vertrouwelijk ligt. Zo raak je betrokken bij de organisatie en dan presenteren de kansen zich vanzelf als het goed is.

Wat kan een organisatie doen aan de ontwikkeling van een executive assistant?
Ik merk dat het voor mij erg goed werkt als ik de vrijheid krijg om mijn baan in te delen op de manier die ik wil. Daarnaast is het is erg fijn als er vanuit de organisatie praktijktrainingen worden aangeboden. Ik organiseer bijvoorbeeld vaak evenementen. Ik doe dat altijd op mijn eigen manier en dat gaat goed, maar je merkt nu dat door alle ontwikkelingen op het gebied van veiligheid en regelgeving, er veel meer geregeld moet worden en dat er bijvoorbeeld ook veel meer vergunningen moeten worden aangevraagd. Met dat soort dingen heb ik weinig ervaring en ik krijg daarom nu de mogelijkheid om een opleiding event management te doen, waar ik die zaken kan leren. Ik ben daarbij gebaat, maar mijn werkgever natuurlijk ook. Wat ik ook belangrijk vind is de onderlinge kennisdeling tussen de assistants binnen een bedrijf. Gewoon eens in de zoveel tijd bij elkaar komen om best practices te delen, lopende zaken door te spreken en elkaar te helpen waar dat kan. Zo creëer je samenhang binnen de organisatie. Je krijg meestal veel meer voor elkaar als je van elkaar weet waar je mee bezig bent.

Dit interview is de tweede in een reeks met Kelly Moerbeek, winnares van de Secretaresse van het Jaar-verkiezing. Als Executive Assistant bij NN Group geeft Moerbeek in deze reeks haar persoonlijke kijk op vakinhoudelijke ontwikkelingen.

Meer weten over PimmⓇ en wat het voor jouw dagelijkse werk kan betekenen? Neem contact met ons op via christiaan@pimmsolutions.nl of bel 010-310 11 99.

WKR op orde? Download de WKR checklist!
download  →

Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Bedankt! Je inschrijving is gelukt.
Oeps! Er is iets fout gegaan, probeer het later opnieuw.
Gelukkige medewerkers, 5 tips om de code te kraken!
Florie Pronk
Promovenda bij het Erasmus Happiness Economics Research Organization
lees verder    →
Bookspot.nl & Pimm® slaan de handen ineen
Frits van der Laan
Senior Marketeer
lees verder    →
Hier moet je op letten in je beloningsbeleid, volgens Great Place to Work
Wencke Lorber
Commercieel Directeur, Great Place to Work
lees verder    →
WKR lastig? Niet als je het zelf goed regelt
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Voor meest efficiënte resultaat: pak de koe bij de horens
Jolanda Maasakkers
Directiesecretaresse, SDK Vastgoed
lees verder    →
P2P-verbetertrajecten: hoe krijg je grip en een efficiënt proces?
Ewald Schaap
Purchase-to-Pay Expert, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Stress tijdens de zakelijke feestdagen? Verleden tijd
Marcella van Dijk
Senior Office Manager, ICT Group
lees verder    →
Spend analyse: in Europa lopen we vijf jaar voor op inkoopgebied
Alexander Arsath Ro'is
Inkoopstrateeg a.i., Gemeente Schiedam
lees verder    →
De goede voornemens van de beste secretaresse van Nederland
Kelly Moerbeek
Executive assistant, NN Group
lees verder    →
Onverwacht voordeel van een kerstcadeau: een gemotiveerde werknemer
Henry Robben
Hoogleraar Marketing, Nyenrode Business Universiteit
lees verder    →
Tail spend: 'Op de kleintjes letten' gaat niet altijd vanzelf
Alef Burghouts
Value Solutions Consultant, Coupa Software
lees verder    →
Het verborgen belang van een zakelijk kerstcadeautje
Wouter Maat
Manager Purchasing & Category Development, Pimm® Solutions
lees verder    →
Efficiëntie: de beste secretaresse van Nederland deelt haar geheimen
Kelly Moerbeek
Executive Assistant, NN Group
lees verder    →
Tail spend management brengt technologie en businessbehoeften bij elkaar
Doede van Haperen
Chief Enthousiasm Officer, LAKRAN Procurement Professionals
lees verder    →
Wie is die nieuwe inkoper?
Caroline van den Bosch
Managing Partner, Emeritor
lees verder    →
Inzicht in kleine uitgaven levert grote besparingen op
Robert-Jan Meeks
Eigenaar, Optimeeks Inkoop Implementatie
lees verder    →
Hoe zorg je voor compliancy bij inkoopprocessen?
Ewald Schaap
P2P Consultant, Ewald Schaap Consulting
lees verder    →
Orderproces genegeerd in digitalisering administratie
Tim Schaefers
Algemeen Directeur, Esize
lees verder    →
Gebruikelijkheidstoets biedt speelruimte binnen de Werkkostenregeling
Leo Huisman
Accountant, HLB Den Hartog
lees verder    →
Wie staat werkelijk centraal? De klant of jouw organisatie?
Jeroen Volk
CEO, InvoiceSharing
lees verder    →
Hoe koppel je het MKB aan de multinational zonder gedoe?
Mark Scholten
Baaz Magazine
lees verder    →
Bookspot.nl & Pimm® slaan de handen ineen

Frits van der Laan

Senior Marketeer
lees verder   →
Efficiëntie: de beste secretaresse van Nederland deelt haar geheimen

Kelly Moerbeek

Executive Assistant, NN Group
lees verder   →
WKR lastig? Niet als je het zelf goed regelt

Leo Huisman

Accountant, HLB Den Hartog
lees verder   →
De goede voornemens van de beste secretaresse van Nederland

Kelly Moerbeek

Executive assistant, NN Group
lees verder   →
Gelukkige medewerkers, 5 tips om de code te kraken!

Florie Pronk

Promovenda bij het Erasmus Happiness Economics Research Organization
lees verder   →
Orderproces genegeerd in digitalisering administratie

Tim Schaefers

Algemeen Directeur, Esize
lees verder   →