De Werkkostenregeling (WKR) biedt werknemers veel vrijheden, maar kent wel één belangrijke beperking: de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets is met mist omgeven en het is voor veel ondernemers onduidelijk hoe je hem precies toe moet passen. Het gevaar bestaat dat zij door deze onduidelijkheid iets te stoutmoedig vergoedingen gaan geven, waardoor ze later bij controles in de problemen kunnen komen. De jurisprudentie is spaarzaam, dus als werkgever ben je een pionier. Lastig? Zeker, maar het bied ook kansen om de regels in je voordeel te buigen, mits je een goed verhaal hebt. We interviewden Leo Huisman, Accountant bij HLB Den Hartog.
'De gebruikelijkheidstoets houdt in dat de vergoedingen en verstrekkingen die werkgevers in hun administratie opnemen als eindheffingsloon, niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Het bedrag dat boven deze grens van 30% uitkomt, wordt gezien als loon van de werknemer. De gebruikelijkheidstoets is bedoeld voor bijzondere situaties. De belastingdienst gaat ervan uit dat een vergoeding of verstrekking van maximaal € 2.400 per persoon per jaar in ieder geval gebruikelijk is. Als de belastingdienst vindt dat de vergoedingen en verstrekkingen ongebruikelijk zijn, dan moeten zij dat in principe zelf aantonen.'
Onderbouw en specificeer
'Toch verdient het aanbeveling om ook zelf de onkosten goed te onderbouwen. Heeft een werknemer onkosten die oplopen tot drieduizend euro per maand, omdat hij bijvoorbeeld veel reist, dan is het verstandig om dat duidelijk te specificeren en toe te lichten. De reiskosten kunnen bijvoorbeeld intermediaire kosten zijn (de kosten van een werknemer die hij maakt in opdracht van de werkgever) en gericht vrijgestelde kosten (zoals de kilometervergoeding en de maaltijden onderweg). Zolang een bedrijf niet gecontroleerd wordt, is er niets aan de hand. Maar komt er toevallig een controleur langs en de administratie is niet duidelijk genoeg, dan kan dat mogelijk voor aanzienlijke problemen zorgen.'
Het aanwijzen van de posten
'Wat het nog verder compliceert, is het aanwijzen van de posten. Binnen de WKR-regeling moet je aan het begin van het jaar aangeven wat je gaat toewijzen aan de werkkosten, inclusief de gericht vrijgestelde kosten. Hoe ga je bijvoorbeeld de fitnessvergoeding toepassen? Of de kilometervergoeding? Je kunt dat allemaal in je financiële administratie op orde hebben, maar als je het niet vastlegt in een intern document, dan bestaat de kans dat de inspecteur het allemaal als loon bestempelt. Zelfs de 19 cent per kilometer aan reiskosten, die in principe vrijgesteld waren als ze niet zijn aangewezen, kunnen als loon worden aangemerkt. Het is de vraag hoever de belastingdienst zal gaan met aanwijzen van dergelijke vergoedingen als loon, maar de kans op complicaties bestaat, zolang de belastingdienst hier zelf nog geen harde uitspraken over heeft gedaan.'
'Maak daarom ieder jaar een document waarin duidelijk staat aangegeven welke kosten je voor het komende jaar toewijst aan de WKR en laat dat document ondertekenen door de ondernemingsraad of door P&O. Een andere mogelijkheid is dat je het opneemt in een arbeidsreglement. Want hoewel de kans reëel is dat het in de toekomst geen problemen op zal leveren, is het nu nog onduidelijk hoe men hier mee om zal gaan. De belastingdienst wil in ieder geval zien dat er officieel beleid is ten aanzien van de WKR en dat het bijvoorbeeld in het bedrijfsreglement is opgenomen. Grotere bedrijven doen dit doorgaans al, maar bij kleinere bedrijven schiet het er vaak bij in. Better safe than sorry!'
Durf te spelen!
'Deze onduidelijkheid is exemplarisch voor de hele WKR en gaat ook zeker niet helpen om de WKR en de gebruikelijkheidstoets meer onder de aandacht te krijgen bij organisaties. Omdat WKR zo’n ondergeschoven kindje is, laten bedrijven kansen liggen en zijn ze vaak te laat om de voordelen van de WKR-regeling volledig te benutten. Ik adviseer dan ook om in ieder geval één keer per jaar actief te onderzoeken of je de ruimte die de regeling biedt, wel optimaal gebruikt.'
'Wat het zo onduidelijk maakt, is dat de werkgever op de de stoel van de belastingdienst wordt gezet. De strakke kaders zijn weggevallen en je moet als werkgever zelf uitvogelen wat er mogelijk is. En precies daar liggen kansen die je niet onbenut moet laten. Je moet als werkgever in het diepe duiken en de belastingdienst uitdagen. Dat wil niet zeggen dat je zomaar iets uit je duim kan zuigen, maar we mogen ervan uitgaan dat de overheid fair play hanteert. Dus wanneer wij onze verhalen en onze administratie op orde hebben, dan kunnen we durf tonen en met de regels spelen. Het zou immers bijzonder kwalijk zijn en van onbehoorlijk bestuur getuigen als de overheid achteraf ineens wel strakkere kaders zou hanteren.'