Veelgestelde vragen
Algemeen
Pimm Solutions helpt grote werkgevers met het efficiënt inkopen van producten binnen de tail spend. Hiervoor richten wij een op maat gemaakte platform in voor onze corporate klanten, waarbij men op één centraal punt attenties en geschenken, promotionele items, kantoorartikelen en (overwerk)maaltijden kunnen bestellen.
Dit zorgt ervoor dat onze klanten het aantal leveranciers reduceert en daarmee ook de druk op de indirecte proces en verwerkingskosten wegneemt op de te verwerken facturen en declaraties. Volgens onze benchmark kost het een bedrijf gemiddeld rond de € 40 om een factuur of declaratie te verwerken.
Hoe groter en complexer bedrijven zijn, hoe meer waarde onze oplossing toevoegt. Veel locaties, veel bestellers en veel medewerkers die bestelgerechtigd zijn zorgt vaak voor een veelvoud aan leveranciers en daarmee zijn de processen ook vaak decentraal ingericht.
Grote organisaties werken vaak met veel verschillende leveranciers voor cadeaus en attenties. Hierdoor ontbreekt het regelmatig aan overzicht, controle en inzicht in uitgaven. Met ons gifting platform breng je alles samen in één centrale omgeving.
Je krijgt direct inzicht in bestellingen, budgetten en leveranciers. Hierdoor wordt het eenvoudiger om grip te houden op het inkoopproces. Hierdoor kun je maverick buying structureel terugdringen. Dat zorgt niet alleen voor meer efficiëntie, maar ook voor lagere kosten.
Wij ontwikkelen maatwerk bestelapplicaties en besloten shops voor grote organisaties. Deze shops zijn stand-alone te gebruiken, maar kunnen ook gekoppeld worden aan P2P-, ERP- en HR-systemen. Daarmee voegen we extra bestelgemak, inzicht en controle toe aan bestaande processen binnen organisaties.
Onze besloten cadeaushops zijn volledig afgestemd op de wensen en werkwijze van jouw organisatie. Denk aan gepersonaliseerde assortimenten, budgetbeheer en goedkeuringsflows.
Daarnaast hebben we ook Pimm Cadeaushop. Dit is onze online cadeaushop met een breed assortiment aan geschenken en attenties voor bedrijven die snel en eenvoudig cadeaus willen bestellen.
Tail spend bestaat uit kleine, gefragmenteerde uitgaven bij verschillende leveranciers, vaak buiten het reguliere inkoopproces om. Juist doordat deze inkopen verspreid plaatsvinden, ontbreekt het organisaties vaak aan inzicht en controle.
Met Pimm brengen we al deze uitgaven samen in één centrale omgeving. Medewerkers bestellen eenvoudig binnen vooraf ingestelde budgetten en afspraken, terwijl organisaties real-time inzicht krijgen in bestellingen, uitgaven en leveranciers. Hierdoor wordt maverick buying structureel teruggedrongen en ontstaat er meer grip op het volledige inkoopproces.
Het platform
Bij Pimm Solutions bieden we organisaties een exclusieve, op maat gemaakte bestelomgeving. Jij bepaalt zelf welke producten beschikbaar zijn, welke budgetten gelden en hoe het bestelproces eruitziet. Zo sluit het platform volledig aan op de wensen en werkwijze van jouw organisatie.
Daarnaast kunnen we het platform koppelen aan jouw P2P-, ERP- of HR-systeem. Hierdoor verlopen processen zoals bestellen, goedkeuren en factureren automatisch en efficiënt. Dat bespaart tijd, vermindert handmatig werk en zorgt voor meer controle en inzicht binnen je organisatie.
De implementatieduur verschilt per bestelomgeving en hangt af van de wensen en eventuele koppelingen met bestaande systemen.
Een Stand Alone-shop kan meestal binnen vier tot acht weken worden gerealiseerd. Wanneer je kiest voor een koppeling, bedraagt de implementatie gemiddeld ongeveer acht weken.
Doordat wij werken met een inhouse development team, kunnen we snel schakelen en het volledige proces efficiënt begeleiden.
We bieden real time spendinzicht per afdeling, kostenplaats en medewerker via een managementdashboard.
Daarnaast helpen we organisaties met inzicht in de WKR (Werkkostenregeling). Zo wordt het eenvoudiger om uitgaven te monitoren en administratief goed te verwerken.
Je kunt op elk moment zien wat er is besteld, door wie en op welke kostenplaats. De data is exporteerbaar als CSV of via een directe ERP-koppeling, inclusief duurzaamheidsrapportage voor ESG-verantwoording.
Ja, we meten actief de tevredenheid van bestellers en bieden inzicht in de volledige employee experience. Iedere maand ontvangen medewerkers die een bestelling hebben geplaatst een korte online tevredenheidsenquête over hun ervaring.
De metingen worden uitgevoerd via online surveys en alle beoordelingen worden samengevoegd tot een gemiddelde score. De resultaten zijn inzichtelijk in het dashboard en kunnen onder andere per afdeling worden bekeken. Op basis van deze feedback kan het assortiment, de dienstverlening of het bestelproces direct worden bijgestuurd.
Daarnaast registreert onze supportafdeling alle vragen, meldingen en klachten. Deze inzichten worden meegenomen in evaluaties met de contracthouder, inclusief een concreet actieplan om de tevredenheid verder te verbeteren.
WKR
Assortiment
Voor iedere organisatie wordt het assortiment volledig op maat ingericht op basis van productcategorieën, budget en duurzaamheidsvoorkeuren. Daarbij stellen we altijd het best mogelijke assortiment samen dat aansluit op de wensen en behoeften van jouw organisatie.
Onze Category Managers zijn dagelijks bezig met het selecteren van nieuwe producten en leveranciers. Hierbij spelen zij continu in op trends, ontwikkelingen en veranderende klantbehoeften. Zo blijft het assortiment actueel, relevant en passend bij iedere organisatie.
Ons volledige assortiment is te vinden op de assortimentspagina. Je kunt onder andere denken aan:
• Bloemen
• Gebak
• Cadeaukaarten
• Geboortegeschenken en jubileumcadeaus
• (Overwerk)maaltijden
• Promotionele artikelen en kantoorartikelen
Ja, wij ondersteunen bulkbestellingen voor honderden of duizenden medewerkers. Dit kan eenvoudig via jouw shop of via een offerte- en projecttraject.
Ja, elke klant krijgt een volledig op maat samengesteld assortiment op basis van eigen wensen.
Leveranciers
Ja, het is mogelijk om eigen leveranciers toe te voegen aan jouw bestelomgeving. Hierdoor kun je blijven werken met vertrouwde producten en partijen, zoals bloemen van een lokale bloemist of gebak van een lokale bakker.
Zo combineer je het gemak en inzicht van ons platform met de leveranciers en producten die passen bij jouw organisatie. Daarnaast draagt de mogelijkheid, om lokale partijen te blijven gebruiken, bij aan het creëren van draagvlak voor de centrale oplossing binnen de organisatie.
Duurzaamheid
Bij Pimm Solutions bieden we per bestelling inzicht in CO²-uitstoot en milieu-impact. Dit is exporteerbaar voor ESG-rapportages.
Per product is informatie beschikbaar over herkomst, materiaalgebruik en milieu-impact. De data sluit aan op gangbare ESG-rapportageframeworks.
Wij beschikken over meerdere duurzaamheidscertificeringen. Zo hebben wij EcoVadis Gold behaald, een internationale duurzaamheidsscore waarmee we behoren tot de top 5% van beoordeelde bedrijven wereldwijd.
Daarnaast zijn wij gecertificeerd voor PSO Trede 2. Dit keurmerk toont aan dat wij actief bijdragen aan sociaal ondernemen en werkgelegenheid creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Ja, ons assortiment bevat biologische, fairtrade en duurzaam gecertificeerde producten. Daarnaast is het assortiment volledig te filteren op duurzame categorieën.
Wil je uitsluitend duurzame producten aanbieden binnen jouw bestelomgeving? Ook dat is mogelijk. We richten het assortiment volledig in op basis van de duurzaamheidsdoelstellingen van jouw organisatie.
Daarnaast voegen we sinds enkele jaren alleen nog producten toe met een duurzaam karakter. Zo blijven we ons assortiment continu verduurzamen en inspelen op de groeiende vraag naar verantwoorde producten.
Daarnaast werken wij samen met bezorgpartners zoals GLS en PostNL, die actief investeren in duurzamere bezorgmethoden en het terugdringen van uitstoot. Zo dragen we samen bij aan een efficiënter en duurzamer leverproces.
Facturatie
De facturatie is afhankelijk van de inrichting van jouw bestelomgeving en de gekozen koppelingen. Bij een Stand Alone-shop werken we meestal met een maandfactuur waarin alle bestellingen worden verzameld.
Maak je gebruik van een OCI punch-out koppeling met jouw inkoopsysteem? Dan is facturatie per order ook mogelijk. Hierdoor sluit het facturatieproces aan op de interne inkoop- en administratieprocessen van jouw organisatie.
Facturen kunnen wij aanleveren in het gewenste format, zoals XML, cXML, UBL of PDF. Zo zorgen we ervoor dat de verwerking eenvoudig geïntegreerd kan worden binnen jouw bestaande systemen.
Certificering & veiligheid
Bij Pimm Solutions verwerken we persoonsgegevens volledig AVG/GDPR-conform. Alle data wordt opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. De toegang tot systemen is beveiligd met tweefactorauthenticatie en rolgebaseerde rechten.
Daarnaast sluiten wij met klanten én leveranciers verwerkersovereenkomsten af om zorgvuldig en veilig om te gaan met persoonsgegevens en data-uitwisseling.
Ook zijn wij sinds enkele jaren ISO 27001-gecertificeerd. Dit betekent dat onze processen en systemen zijn ingericht volgens internationale normen voor informatiebeveiliging. Zo zorgen we ervoor dat data, bestellingen en bedrijfsinformatie veilig worden verwerkt en beschermd.
