Stel je voor. Een collega gaat trouwen… je weet dat er een regeling is wat betreft onbelaste verstrekkingen aan medewerkers, als de attentie onder €25,- blijft. Maar hoe interpreteer je deze kleine geschenkenregeling nu ook alweer? Zijn de verzendkosten wel of geen onderdeel van de €25,-?
In een eerder artikel gaven we al aan dat dit best onduidelijk kan zijn. De verzendkosten werden in deze regeling namelijk niet letterlijk genoemd, wat ruimte gaf voor interpretatie.
Goed nieuws, er is duidelijkheid en geen ruimte meer voor interpretatie. In het Handboek Loonheffingen 2020 is namelijk opgenomen dat de verzendkosten NIET mee tellen in de kleine geschenkenregeling. De enige voorwaarde is dat de verzendkosten apart gespecificeerd of gefactureerd worden. Goed nieuws omdat dit betekent dat je net even wat meer kunt besteden aan je collega, zonder dat je achteraf voor vervelende verrassingen komt te staan.
Wat is de kleine geschenkenregeling ook alweer?
Indien je als werkgever een attentie aan je medewerker geeft zonder dat dit betrekking heeft op het dienstverband, wordt de attentie door de Belastingdienst niet als loon aangemerkt. De attentie kan in dit geval dus onbelast worden gegeven.
Dit betekent dat je bepaalde attenties al vrijgesteld van loonheffing kunt verstrekken aan je medewerkers. Maar, om onduidelijkheid, discussies en misbruik te voorkomen heeft de Belastingdienst drie voorwaarden gesteld. Houd je je aan deze voorwaarden? Dan kun je er vanuit gaan dat de Belastingdienst dit ook daadwerkelijk als geen loon aanmerkt en je de vervelende verrassingen dus voor blijft. De drie voorwaarden zijn dat:
1. een cadeau of attentie maximaal €25 (inclusief btw) mag bedragen per gelegenheid. De verzendkosten hoeven niet mee te worden geteld als die kosten op de factuur zijn gespecificeerd of apart zijn gefactureerd;
2. het geen geld of waardebon mag zijn;
3. het gaat om een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen een dergelijke attentie zouden geven.
Voldoet je vergoeding of verstrekking niet aan de bovengenoemde voorwaarden? Dan kun je de fles champagne voor het huwelijk van je collega natuurlijk alsnog aanschaffen, maar moet het worden opgevoerd in de vrije ruimte van de organisatie.
Een kanttekening van deze ‘vrije’ ruimte is dat je als werkgever (maar) tot een bepaalde hoogte onbelast vergoedingen aan werknemers kunt verstrekken. Momenteel geldt er over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom van de organisatie 3% aan vrije ruimte. Zit je boven de €400.000? Dan geldt er een vrije ruimte van 1,2%.
Wordt de vrije ruimte overschreden? Dan betaalt de werkgever 80% belasting over de overige vergoedingen opgevoerd in de vrije ruimte van de Werkkostenregeling. De vrije ruimte is dus niet zo vrij als de naam doet impliceren ;). En daarom is het verstandig om - waar mogelijk - gebruik te maken van regelingen ten behoeve van onbelaste verstrekkingen, waaronder dus de kleine geschenkenregeling. Wil je meer weten over regelingen en het slim inrichten van de vrije ruimte, klik dan hier.
Verzendkosten tellen niet mee in de kleine geschenkenregeling.
Wat goed uitkomt voor jou en je collega’s! Nu de verzendkosten officieel niet meetellen in de kleine geschenkenregeling kun je dus daadwerkelijk €25,- besteden aan een leuke attentie, zonder dat dit opgevoerd hoeft te worden in de vrije ruimte. Scheelt weer wat belletjes naar de Belastingdienst en andersom ;).
Zoals je wellicht opmaakt uit dit artikel stopt de inkoop van zakelijke attenties niet bij het regelen van een cadeautje. De administratieve afhandeling voor de Belastingdienst is een belangrijk onderdeel van het werk dat erbij komt kijken. Door het correct en slim toepassen van de geboden regelingen rondom de werkkostenregeling (WKR), waaronder de kleine geschenkenregeling, kan jouw werkgever onnodige extra (loon-)heffingen voorkomen bij de aanschaf van attenties.
Benieuwd hoe? Download hieronder ons handige stroomschema en WKR checklist, zodat de WKR administratie tot in de puntjes is geregeld.