Het werkveld van een inkoper binnen een bedrijf verschuift. Organisaties sturen steeds meer op KPI’s en stellen hogere eisen aan de uitvoering van contracten. Op zich een positieve ontwikkeling, want er zijn veel meer aspecten dan alleen de prijs verantwoordelijk voor de totale kosten. Waar moet je als inkoper anno 2022 allemaal rekening mee houden?
De laagste prijs betalen voor een product, maar in totaal toch meer kosten maken dan noodzakelijk? Dat klinkt vreemd, toch kom we dit in de praktijk dagelijks tegen bij bedrijven. Waar houden die verborgen kosten zich schuil en hoe kunnen inkopers deze inzichtelijk krijgen?
Waarom zegt de prijs niet altijd alles?
Als category buyer wil je natuurlijk een goede en scherpe prijs voor de producten en diensten die je inkoopt, dat is logisch. Maar als je geen zicht hebt op kosten die worden gemaakt als de koop al is gesloten, kan het zomaar gebeuren dat je lang niet zo voordelig uit bent dan je eerst dacht.
Op welke verborgen kosten kun je letten?
Allereerst verdient het om verder te kijken dan alleen de prijs van een product of leverancier en voorbij de KPI’s waar je op wordt beoordeeld. Verder is het nuttig om duidelijk in beeld te krijgen waar de overige stakeholders op sturen, zoals je collega’s van de financiële administratie, P&O of de secretariaten. Uiteindelijk hebben jouw keuzes namelijk een effect op de kosten die de organisatie in zijn geheel maakt. Direct én indirect. Als category buyer kun je daarom vaak veel meer voor je organisatie betekenen dan alleen het sluiten van een nieuwe deal op basis van een korting of prijs.
Van selectie tot factuur
Laten we eerst eens kijken naar de kosten. De total cost of ownership (TCO) is simpel gezegd de optelsom van alle kosten die samenhangen met het aanschaffen van producten of diensten en de bijbehorende administratieve verwerking.
TCO begint bij het selecteren van de leverancier en eindigt bij het betalen van de factuur en het boeken van de kosten op de juiste kostenplaats. Alle handelingen die hierbij komen kijken, kunnen voor kosten zorgen en zijn het waard om onder de loep te nemen. Zelfs de doorlooptijd kan een factor zijn waar op bespaard kan worden. In sommige gevallen worden aankopen als zakelijke cadeaus voorgeschoten door werknemers en wordt het bedrag verrekend via de loonstrook. Ook hier zijn weer kosten aan verbonden. Kortom, aan alle activiteiten die samenhangen met de inkoop hangt een prijskaartje. Tel je dit bij elkaar op, dan zie je de TCO omhoogschieten.
Bespreek het!
Ben jij je als inkoper bewust van alle factoren die het totale kostenplaatje bepalen, dan kun je actie ondernemen. Soms betekent dit dat je zaken ter discussie moet stellen binnen je organisatie, of dat je net even wat verder kijkt dan de processen en richtlijnen alleen. Wanneer je echter kunt aantonen dat er onnodige kosten worden gemaakt en dat hier een oplossing voor is, dan zal je waarschijnlijk weinig weerstand ervaren.
De conclusie
En wat doe je met al het geld dat je bespaard hebt? Nou, eigenlijk mag je dat niet zo stellen, want het is natuurlijk geen directe besparing, maar een indirecte kostenreductie. Maar ook daar zullen aandeelhouders en andere financiële en commerciële stakeholders heus geïnteresseerd in zijn als de bedragen hoog genoeg zijn.
De drive van Pimm is in ieder geval de bestaande in-efficiency op het gebied van zakelijke attenties die we nog dagelijks tegenkomen voor een groot deel weg te nemen.
Nog geen klant bij Pimm en wil jij meer weten over de kostenreductie?
Vraag hier vrijblijvend een demo aan.