21
July
2015

Een attent gebaar van 20 euro kost jouw organisatie meer dan je denkt

Met meer dan 500 werknemers valt er grosso modo elke dag wel iets te vieren. Een geboorte, verjaardag of een ander jubileum. En daarnaast zijn er ook de minder plezierige gebeurtenissen als ziekte en overlijden om bij stil te staan. Telt het bedrijf meer dan duizend werknemers, dan lopen deze gebeurtenissen al snel op tot in de tientallen. Per maand. Dat zijn flink wat bosjes bloemen bij elkaar, om nog maar te zwijgen over die spreekwoordelijke berg aan taarten die er uitgedeeld wordt. Alle kleine attenties en cadeaus bij elkaar genomen, vragen bij elkaar opgeteld om een groot budget. Relatief kleine transacties, die vaak grote financiële gevolgen hebben. Iets waar niet iedereen bij stil staat. Immers, het gaat toch om kleine bedragen? Nee dus, en dat zie je als je het hele plaatje bekijkt.

De vraag hoe organisaties hun keten – voor de tail spend – het beste kunnen optimaliseren, houdt ons dagelijks bezig. Wat kost een uitgave van 20 euro voor dat bosje bloemen een organisatie echt? Hoe hebben Nederlandse bedrijven hun tail spend vandaag de dag ingericht en georganiseerd?

Weinig eer en resultaat?
De leveranciers van alle bloemen, gebak en cadeaubonnen worden door de (beperkte) grootte van de transacties vaak niet serieus genomen. Het zogenoemde Calimero-effect. Dat merken mijn collega’s en ik dagelijks als we nieuwe organisaties benaderen met vragen over de wijze waarop zij hun attentie- en cadeaubeleid intern hebben georganiseerd. Er is niet veel interesse in deze groep bestellingen, omdat er zo op het eerste gezicht weinig eer en resultaat te behalen valt. Daarnaast gaan veel organisaties niet in onderhandeling over de voorwaarden en worden er geen inkoopafspraken gemaakt. Logisch, want bijna alle aankopen vinden lokaal plaats over honderden verschillende kleine leveranciers. En dat levert een berg werk op.

Opmerkelijk is dan ook  dat deze kleine leveranciers samen zo’n 80 procent van het totaal aantal leveranciers van organisaties uitmaakt. Deze groep is goed voor soms wel 20 procent van de totale inkoopuitgaven van een organisatie. Dat alleen al was voor Pimm® Solutions zes jaar geleden voldoende bewijs om ons verder te verdiepen in deze markt en deze latente behoefte aan kostenreducties bij de kop te pakken. Dit kan veel efficiënter!

"Het totaal aantal kleine leveranciers loopt soms op tot zo’n 80 procent van het totaal aantal leveranciers van een organisatie omdat maverick buying is toegestaan."

Ketenoptimalisatie en kostenreductie
Ik hoef niet uit te leggen dat al die losse leveranciers zorgen voor stapels aan factureren en declaraties. En zoals ik al eerder in een van mijn blogs schreef, kost verwerking van deze stapels een Nederlands bedrijf gemiddeld 35 tot 100 euro. De factuur moet betaald worden, maar alles moet ook gecontroleerd en verwerkt worden. Heel simpel gezegd, dat is gewoon veel geld. En ja, een bedrijf als bijvoorbeeld Shell komt voor dat bedrag het bed niet uit, maar alles wat er tussen deze oliegigant en het MKB zit, zeg een bedrijf met 300 werknemers, daarvoor is dit een echt kostenreductie die een stempel op het geheel kan drukken. Reken maar uit. Dat bosje bloemen voor je jarige collega kost 20 euro. En tel daar dan verwerkingskosten bij op die door interne (soms inefficiënte) declaratieprocedures ineens uitkomen op 75 euro. Dat is een bijzonder bosje bloemen voor 95 euro, nietwaar? Gelukkig komt gedwongen winkelnering steeds vaker op de agenda van de beleidsbepalers. Niet zo gek, want als je uitrekent wat de totale uitgaven zijn dan gaat het ook hier om serieuze bedragen.

"Gelukkig komt gedwongen winkelnering steeds vaker op de agenda van de beleidsbepalers."

Om onze vragen over de inrichting van de tail end spend bij Nederlandse bedrijven echt te beantwoorden voert Pimm® Solutions een grootschalig onderzoek uit.  Omdat wij organisaties helpen het laatste stuk van de spend-analyse efficiënter in te richten met een online inkoopomgeving voor attenties, is het voor ons ook belangrijk om precies te weten waar hier eer in te behalen valt. Maar met de resultaten hopen we ook anderen een duidelijker beeld over de tail end spend te geven. Centralisatie van inkoop zorgt immers voor rendement in een organisatie. Het onderzoek is uitgevoerd onder CFO’s en financiële en inkoopmanagers van organisaties vanaf duizend medewerkers.

Goed onderbouwde resultaten
Met het onderzoek willen we een beter beeld krijgen van de situatie in Nederland en tegelijkertijd kunnen we benchmarken tussen onze huidige klanten en bedrijven die we op deze manier te spreken krijgen. We willen proberen aantoonbaar te maken waar inefficiënties binnen de tail spend zich voordoen en waar mogelijke verbeteringen door te voeren zijn. Dit reikt veel verder dan onze eigen dienstverlening, want we lopen geheid ook tegen organisaties aan waar alles keurig is geregeld.

"Deelnemende organisaties krijgen inzicht in hun eigen functioneren en kunnen hiermee een benchmark maken."

Deelnemende organisaties krijgen inzicht in hun eigen functioneren en kunnen hun prestaties vergelijken met anderen. Met de resultaten gaan wij straks in ieder geval de eerste do’s en don’ts formuleren. Daarnaast gebruiken we de onderzoeksresultaten om onze eigen tools verder te verbeteren en onze dienstverlening aan te scherpen zodat we ook op de lange termijn onze toegevoegde waarde blijven behouden. Als het onderzoek is afgerond weten we weer meer over waar onze klanten behoefte aan hebben en waar de belangrijkste verbeterpunten liggen; met de opgedane kennis kunnen we onze klanten helpen nog efficiënter en slimmer in te kopen.

download het WKR stroomschema →

Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Bedankt! Je inschrijving is gelukt.
Oeps! Er is iets fout gegaan, probeer het later opnieuw.
Op zoek naar een origineel Paasgeschenk?
bekijk hier onze top 5 paascadeaus
lees verder    →
Totale kosten versus de prijs
Hoe kun je als inkoper kosten reduceren?
lees verder    →
Jubileum of verjaardag vergeten?
Zo sta je stil bij elk bijzonder moment
lees verder    →
Werkkostenregeling (WKR) in 2022
Alle veranderingen voor jou op een rijtje
lees verder    →
TOP 5 leukste Sintattenties
voor zowel de thuiswerkers als de Sintfeestjes op kantoor!
lees verder    →
Vernieuwde shop voor zakelijke attenties
ook niet-klanten kunnen nu zelf bestellen via zakelijkeattenties.nl
lees verder    →