Het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) is een groot, algemeen ziekenhuis voor de regio Nijmegen en omstreken, met 30 medisch specialismen, 8 paramedische afdelingen en 5 specifieke afdelingen als spoedeisende hulp en Intensive Care. Er werken bijna 4000 medewerkers en vele vrijwilligers die hun werk met hoofd, handen, hart en ziel doen. In 2012 is het CWZ gecertificeerd als een van de Top Employers van Nederland, vanwege het vooruitstrevende personeelsbeleid. In lijn met deze prestigieuze kwalificatie, wilde het CWZ vanaf 2013 het interne cadeaubeleid aanscherpen door het geven van meer persoonlijke geschenken bij speciale gelegenheden. Precies op dat moment kwamen Pimm® Solutions en het CWZ met elkaar in contact.
Het uitmuntende personeelsbeleid van het CWZ komt goed tot uiting in het credo dat men hanteert ten aanzien van de medewerkers: je collega’s kennen als mens en ze behandelen als naaste. Het beleid voor het geven van cadeaus en attenties aan medewerkers was echter nog vrij onpersoonlijk. Voor speciale gelegenheden als verjaardagen en jubilea waren er vaste cadeaus, die deels op voorraad lagen in het ziekenhuis. “Wanneer je zegt je collega’s als naaste te behandelen, dan is een wat persoonlijker benadering wel op zijn plaats,” lacht Shirley Cartledge, projectleider P&O van het ziekenhuis. “We gingen daarom op zoek naar een shop waarbij de leidinggevende een cadeau kan kiezen dat beter aansluit bij wie de werknemer is. Daarnaast vonden we het wel tijd om hier een modern systeem voor aan te schaffen. We hadden uiteraard een eigen voorraad en cadeaushop kunnen bouwen maar de Pimm® cadeaushop is veel moderner dan wat wij zelf hadden kunnen realiseren en Pimm® Solutions neemt ons direct veel werk uit handen.”
Geen omkijken meer naar de werkkostenregeling
De Pimm® cadeaushop biedt een uitgebreide managementrapportage die niet alleen enorm veel administratiekosten voorkomt, maar ook nog een ander doel dient. De rapportage levert namelijk ook de data die nodig is voor de werkkostenregeling, door inzicht te geven in wat er door wie en voor welke gelegenheid is aangeschaft. “We hebben hiervoor uitgebreide invulvelden in de Pimm® cadeaushop”, vertelt Rick van Nispen, partner bij Pimm® Solutions. “Bij elke bestelling kan de leidinggevende invullen of het cadeau voor bijvoorbeeld een huwelijk, een geboorte, een verjaardag of een jubileum bestemd is. Daarnaast kun je invullen voor welke medewerker, in de vorm van een personeelsnummer, het cadeau bestemd is. De maandelijkse managementrapportage bevat vervolgens automatisch alle gegevens die de HR-afdeling nodig heeft om de individuele verstrekkingen aan de medewerkers scherp te monitoren.”
Efficiënt bestelproces
Een mooi bijkomend voordeel van de Pimm® cadeaushop is de efficiënte afhandeling van de bestellingen. Het CWZ heeft nu één bestellocatie en één aanspreekpunt voor alle bestellingen die onder het zakelijk cadeaubeleid vallen. Rick van Nispen licht dit toe: “Met de Pimm® cadeaushop hoef je niet meer na elke bestelling met je declaratie of factuur naar de administratie te lopen. Pimm® Solutions stuurt namelijk maar één verzamelfactuur per maand, ingedeeld op kostenplaatsniveau.” Daarnaast neemt Pimm® Solutions het CWZ veel werk uit handen door zorg te dragen voor alle afspraken met de leveranciers over de prijs en de kwaliteit. Elke klant profiteert hierbij van het netwerk van de aangesloten bedrijven bij de Pimm® cadeaushop.
Samenwerking Pimm® Solutions
Shirley Cartledge is zeer tevreden met het opgeleverde resultaat: “De Pimm® cadeaushop levert de perfecte oplossing om met de nieuwe werkkostenregeling om te gaan. Dat is voor ons als HR-afdeling erg belangrijk. Daarnaast is onze financiële afdeling zeer te spreken over de wijze waarop Pimm® bijdraagt aan een efficiënt bestelproces en het aantal facturen en declaraties enorm heeft teruggebracht. Wij zijn dan ook zeer tevreden met Pimm® Solutions.”