24
March
2021

‘Ons doel was om de inkoop te kunnen volgen en sturen, en dat is gelukt!’

We hebben inzicht in alle bestellingen die we doen, en deze worden direct correct verwerkt volgens de Werkkostenregeling. Als je het hebt over het volgen en sturen van de inkoop, is dat ook op het gebied van de inkoop van cadeaus en attenties zeker gelukt, aldus Natasja (adviseur inkoop) en Jaminta (assistent inkoop) van Helicon Opleidingen.

Wij vroegen ze het hemd van het lijf over het digitaliseren van de inkoopprocessen binnen Helicon, door het kiezen, implementeren en verder ontwikkelen van een tailspend oplossing.

Waarom was verandering op het gebied van inkoop nodig?

Natasja en Jaminta: 'Voor er in 2014 het inkoopsysteem Inconto werd geïntroduceerd hing iedereen continue maar in de telefoon, waarbij leveranciers dus ook door de medewerkers zelf werden gekozen. Dit leidde tot een groot aantal kleine leveranciers, veel losse declaraties en facturen en een gebrek aan grip op het proces.  Hier wilden we vanaf. Het proces kon efficiënter en ook het aantal leveranciers moest verminderd worden. Door middel van een inkoopsysteem wilden we starten dit proces te structuren en aan te sturen.'

Maar, het implementeren van een inkoopsysteem gaat niet over een nacht ijs. Dit kost tijd en toewijding. Natasja en Jaminta: ´Toen we het inkoopsysteem eigen hadden gemaakt zijn we gaan kijken naar mogelijke OCI-koppelingen, onder andere voor de categorie ‘Lief en Leed’. We zijn gaan zoeken naar één leverancier die invulling kan geven aan deze hele categorie.

We doen namelijk best veel met bloemen, wenskaarten en cadeaukaarten, die overal en nergens maar werden besteld. Het leek ons fijn om hier één aanspreekpunt voor te hebben.'

Wat is de aanpak geweest in aanloop naar de juiste oplossing?

Natasja en Jaminta: ‘We hebben vooral gekeken naar het assortiment, het gebruikersgemak van de webshop en mogelijkheden zoals het toevoegen van onze eigen lokale leveranciers.

Het gebruik van lokale leveranciers is erg belangrijk voor ons, aangezien de bestellers hier veel waarde aan hechten. Zij willen het taartje bestellen bij hun favoriete bakker, logisch als je dit al jaren doet. Bij ons in Den Bosch willen ze de Bossche Bol van Jan de Groot, dit moet dan natuurlijk wel mogelijk blijven.’

Daarnaast lopen de studenten tijdens hun schoolperiode stages, bijvoorbeeld op het gebied van bloemen. Studenten hebben voorkeur voor bepaalde bloemisten, deze bloemisten wil je niet passeren door hier opeens geen bloemen meer te bestellen. Het blijft ook gewoon een wisselwerking tussen de markt en de scholen.’

Waarom Pimm® Solutions als oplossing?  

Natasja en Jaminta: ‘We zochten dus naar één partij die de categorie ‘Lief en Leed’ (bloemen, cadeaukaarten, gebak etc.) voor ons kon invullen. En dan via het inkoopsysteem, natuurlijk.  

Het kunnen toevoegen van diverse lokale leveranciers is een belangrijk speerpunt voor ons, dit heeft namelijk gezorgd voor draagvlak van de oplossing – de Pimm® cadeaushop – bij de medewerkers. Ze hoeven niet meer naar de winkel maar krijgen toch hetgeen wat ze willen en waar ze aan gewend waren.

Daarnaast is het voordeel dat de Werkkostenregeling direct op een goede manier wordt geregistreerd wanneer er bestellingen via de Pimm® cadeaushop worden geplaatst. De relevante WKR-gerelateerde informatie wordt onder water direct meegegeven. Dit scheelt de financiële afdeling simpelweg erg veel moeite en tijd.’

Wie hebben jullie in het proces betrokken om alles goed te laten landen?

Natasja en Jaminta: ‘De assistent inkopers hebben de Pimm® cadeaushop, gekoppeld met het inkoopsysteem, geïntroduceerd bij de verschillende vestigingen. In eerste instantie heeft dit wel gezorgd voor een bepaalde weerstand, aangezien er een gevoel ontstaat dat er wordt opgelegd hoe en wat je bestelt.

Maar, deze oplossing is natuurlijk ook ontwikkeld om het plaatsen van een bestelling voor de bestellers makkelijker te maken. Je vindt alles in een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke webshop, en het assortiment is volledig en actueel. Daarnaast zorgt het gebruik van de cadeaushop voor een stukje besparing voor de organisatie.

Deze kostenbesparing zit in de verborgen kosten, waardoor dit door bestellers niet altijd direct wordt gezien. Het zijn de handelingen zoals: in de auto stappen om even naar de winkel te gaan, de declaratie indienen, de verwerking van deze declaratie door de financiële afdeling en de juiste WKR registratie.

Al deze handelingen, ook wel de onzichtbare kosten, worden niet doorbelast maar kosten de organisatie natuurlijk wel geld. Hoe duidelijker dit is, hoe meer begrip voor de oplossing en hoe groter het gebruik, hebben wij gemerkt.

Daarnaast heeft iedereen die mag bestellen een uitnodiging gekregen voor een kick-off, geïnitieerd vanuit Pimm met een passende Customer Succes Manager. Dit was het moment om kennis te maken met de oplossing en de voordelen van het systeem, vragen te stellen en onzekerheden te uiten.’

Waar heeft het centraal inkopen van cadeaus en attenties voor gezorgd?

Natasja en Jaminta: ‘Het belangrijkste resultaat is dat er inzicht is in alle bestellingen die we doen. Daarnaast worden deze bestellingen direct correct geregistreerd volgens de Werkkostenregeling. Als je het dan hebt over het volgen en sturen van de inkoop, is dat ook op het gebied van cadeaus en attenties zeker gelukt!’

We hebben minder verschillende leveranciers waardoor de indirecte kosten omlaag zijn gegaan. Hierdoor zijn we dus minder tijd kwijt aan handelingen die komen kijken bij het beheer van leveranciers. Terwijl de keuze in artikelen is gebleven.’

Je kunt namelijk bestellen bij 'landelijke' leveranciers, wat handig is als je hetzelfde product op diverse vestigingen door het hele land wilt hebben. Maar dus ook heel persoonlijk door de lokale leveranciers op het platform, zoals de bloemist om de hoek.

Helicon – wordt Yuverta

Met ingang van het schooljaar 2021-2022 gaan Wellantcollege, CITAVERDE en Helicon samen verder als unieke blauw-groene onderwijsorganisatie onder de naam Yuverta. Het samengaan van de drie scholengemeenschappen zorgt voor een flinke uitbreiding qua vestigingen. Van de voorheen 13 vestigingen worden dit er nu 53, met een totaal van 2.000 medewerkers en ongeveer 28.000 leerlingen, studenten en cursisten in het VMBO en MBO. Door het samengaan betekent dit dat Yuverta de grootste blauw-groene onderwijsorganisatie van Nederland is.

Natasja en Jaminta: ‘Dit heeft natuurlijk wel wat voeten in de aarde, voornamelijk voor de ondersteunende diensten. Er moeten nieuwe systemen worden geïntroduceerd en bestaande systemen worden samengevoegd. Sommige vestigingen werken bijvoorbeeld nog niet met een inkoopsysteem. Dit is dus nog een flinke klus, maar wel erg leuk!’

Wil jij ook de inkoop van cadeaus en attenties kunnen volgen en sturen?

Neem dan eens contact met ons op of vraag hier vrijblijvend een demo aan, dan vertelt Christiaan jou alle ins en outs.

Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Bedankt! Je inschrijving is gelukt.
Oeps! Er is iets fout gegaan, probeer het later opnieuw.
Blijk van waardering voor de medewerkers van Gemeente Rotterdam
Om hun medewerkers een steuntje in de rug te geven en te laten zien dat ze in deze hectische en onzekere tijd er niet alleen voor staan, heeft de gemeente Rotterdam binnen no-time een mooi initiatief uitgerold, namelijk de Samen Sterker Attentieshop
KPN sluit medewerkers aan op Pimm® cadeaushop
KPN hecht veel waarde aan het geven van persoonlijke cadeaus aan werknemers en zakelijke relaties bij bijzondere gelegenheden als jubilea, geboortes en huwelijken. Maar wil je tienduizenden mensen op een persoonlijke manier fêteren, dan moet je dat natuurlijk wel op een efficiënte manier doen.
Persoonlijke cadeaus voor medewerkers CWZ via one-stop-shop
Het Canisius Wilhelmina Ziekenhuis wilde vanaf 2013 het interne cadeaubeleid aanscherpen door het geven van meer persoonlijke geschenken bij speciale gelegenheden. Precies op dat moment kwamen Pimm® Solutions en het CWZ met elkaar in contact.‍
VodafoneZiggo medewerkers maken gebruik van de Pimm® cadeaushop
Bij VodafoneZiggo was het inkopen van attenties voor medewerkers en klanten een ingewikkelde aangelegenheid. “Wilden we een cadeaukaart aan iemand geven, dan moest het worden ingekocht, daarna opgehaald en nog worden doorgefactureerd.”