De regels die gelden rond vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers – de werkkostenregeling (WKR) – gelden sinds 1 januari 2015. De totale kosten hiervan mogen maximaal 1,2% van het totale fiscale loon zijn. Komt een bedrijf hierboven, dan moet het 80% belasting betalen. 80%? Hoe werkt dit precies? Help?
Ja, de WKR roept veel vragen op bij werkgevers. Geen paniek. Er is voldoende tijd om de registratie van zakelijke cadeaus en vergoedingen goed te regelen. En alle reden om gebruik te maken van de nieuwe WKR-regelgeving: deze vervangt 29 losstaande voormalige regels. Laat je vooral niet gek maken door bureaus die betaalde workshops aanbieden. Zo ingewikkeld is het allemaal niet. Kwestie van beginnen, zodat je nog kunt sturen op de drempelwaarde van 1,2%.
Blijf weg uit de vrije ruimte
Voordeel van de vrije (forfaitaire) ruimte van 1,2% van de loonsom is dat je hier vrij algemene kosten mag onderbrengen zonder deze exact te administreren. De kunst voor organisaties is nu om zo veel mogelijk kosten voor vergoedingen en cadeaus op een handige, bij voorkeur geautomatiseerde, manier te administreren en zo de meeste kosten toe te wijzen aan andere posten dan de vrije ruimte. Eigenlijk hoef je maar één ding echt te onthouden: blijf zoveel mogelijk weg uit de vrije ruimte!
Identificeer en administreer posten waarvoor een vrijstelling van belasting of nihil-waardering geldt. Door hier een automatisch proces van te maken, bespaar je tijd en geld. Een factuurtje van 20 euro handmatig uitpluizen om deze uit de vrije ruimte te houden, is niet echt rendabel. De kosten voor administratieve manuren vallen al snel hoger uit dan de mogelijke besparing die het oplevert. Dit wil je natuurlijk op een slimme en efficiënte manier doen.
Een goed ingerichte inkoop- en boekhoudsystemen, in combinatie met leveranciers die volledige informatie aanleveren, zorgen voor een automatisering van de WKR. Geen handwerk om beloningen op de juiste posten te boeken en voorkomen dat je onnodig een heffing van 80% krijgt over een beloning aan je medewerker. In sommige gevallen is dit eenvoudig te administreren, omdat een hele categorie producten wel of niet onder de vrije ruimte valt. En soms is het wat complexer en heb je aanvullende informatie nodig om kosten correct weg te boeken en uit de vrije ruimte te houden. In beide gevallen efficiënt te regelen wanneer je processen zijn geautomatiseerd.
Een voorbeeld: de kleine geschenkenregeling
Een geschenk voor een medewerker dat je ook zou kunnen geven zonder een werkgever-werknemer relatie, wordt niet gezien als loon. Als het cadeau tenminste een factuurwaarde heeft van minder dan €25,-. En geen cadeaubon is (die worden altijd aangemerkt als loon). Je kunt ervoor kiezen geen rekening te houden met deze WKR-regeling en alle geschenken voor medewerkers binnen de vrije ruimte te boeken. Wanneer je zeker weet dat je ver weg blijft van de 1,2% is dit een goede en makkelijke optie.
Is dit moeilijk te zeggen? Dan is het de moeite waard om je proces te automatiseren. Zoals eerder aangestipt, is handmatig werk niet makkelijk terug te verdienen bij een procentuele besparing op kleine factuurbedragen. Maar als je zorgt dat je leveranciers alle nodige informatie aanleveren en je deze data automatisch in je proces verwerkt, zijn flinke bedragen te besparen. De volumes aan cadeaus en attenties in een jaar bepalen welke mate van automatisering verstandig is.
Vraag je leverancier om de juiste informatie
De mate waarin automatisering mogelijk is, ligt bij de keuze van de leverancier. De manier waarop de leverancier (factuur)informatie aanlevert kan jou veel tijd besparen. Gebruik de leverancier hier dan ook voor. Denk bijvoorbeeld aan OCI-integraties met UNSPSC coderingen (voor de techneuten onder ons). Maar ook iets eenvoudigs als het opnemen van specifieke WKR-informatie op de factuur, afhankelijk van afgesproken ‘business rules’. Hierbij is het van cruciaal belang dat de leverancier altijd voldoet aan de afspraken en geen verkeerde coderingen of informatie meestuurt. Hierover kun je afspraken maken tijdens de selectie van een leverancier.
Voordelen van een juiste WKR-administratie
Het grote voordeel van deze WKR-regeling is dat maar eens per jaar getoetst hoeft te worden of je boven de vrije ruimte komt. Veel makkelijker dan per kwartaal alle vergoedingen en beloningen verantwoorden. Administratief is alles dus aan het eind van het jaar in te boeken en op te geven, maar sturen op kosten om binnen de vrije ruimte te blijven kan achteraf niet meer. Kom je per ongeluk boven de 1,2%? Pech gehad. Belasting betalen.
Het valt op dat bij nagenoeg alle (grote) bedrijven die we spreken over de inrichting van de WKR veel professionals er wel iets over weten, maar niemand echt kan vertellen hoe alles nu ingericht is of moet worden. Logisch: binnen een organisatie zijn er verschillende partijen bij betrokken (Financiën, HR, Management) die allemaal een bijdrage leveren. Bedrijven doen er daarom verstandig aan om één eigenaar te benoemen die het project leidt. Niet fulltime, dat is niet nodig.
Maar zorg dat iemand eindverantwoordelijk is dat de WKR van A tot Z wordt doorgevoerd en het (WKR)systeem gaat draaien. Een projectleider heeft als taak dat de verschillende afdelingen elkaar niet blijven aankijken en kan verschillende belangen verbinden. Zo gaat de werkkostenregeling werken voor jouw organisatie. Dus, WKR? Geen paniek!