Handige ICT-pakketten om het hele proces van inkoop tot betaling te automatiseren. Doel: efficiëntie en kostenbesparing. Helaas behalen de meeste organisaties nog lang niet alle mogelijkheden uit purchase-to-pay. Terwijl het echt niet zo ingewikkeld is. Gewoon doen. Hoe je dat doet? 5 tips.
Huurt jouw organisatie nog goedkope arbeidskrachten in om handmatig facturen te verwerken? En denk je zo voordelig uit te zijn? Fout! Wie optimaal gebruik maakt van een purchase-to-pay-systeem kan kosten besparen en efficiënter werken. En gegarandeerd veilig, want het systeem checkt automatisch op drie kenmerken (3-way-matching): inkooporder, factuurbedrag en ontvangst. Nu de vaste kosten voor het systeem zijn gemaakt, kun je het beter zo optimaal mogelijk gebruiken. Hoe? 5 tips:
1. Leer je P2P-systeem goed kennen
Een P2P-systeem is een systeem voor bedrijven waarmee het hele proces van inkoop tot betaling kan worden geautomatiseerd. Helaas wordt van veel functies veelal nog geen optimaal gebruik gemaakt. ‘Als we het product maar in het systeem kunnen zetten en kunnen bestellen,’ denkt menig inkoper. Maar dat is pas de eerste stap, waarom niet optimaal gebruikmaken van een P2P-systeem? Integreer bijvoorbeeld de volledige webshop van een leverancier via een OCI-integratie met je eigen systeem, in plaats van enkel de mogelijkheid bieden om de catalogus te lezen. Veel gebruiksvriendelijker en efficiënter. Want je kunt pas genieten van alle voordelen als je al deze voordelen ook kent. En dat systeem heb je toch al!
2. Breng al het handwerk in kaart
De meeste bedrijven accepteren nog steeds facturen in alle soorten en maten. Vaak moeten facturen dan ook alsnog handmatig worden ingevoerd. Terwijl veel bedrijven al een P2P-systeem bezitten. Dit kost dus onnodig veel geld. Bovendien leidt handwerk al gauw tot foutwerk. Laat dus liever je kostbare, geautomatiseerde P2P-systeem het werk doen. Breng ook het overige overbodige handwerk in kaart en laat het P2P-systeem alles vervangen.
3. Instrueer je leveranciers
Vraag je leveranciers om mee te werken door de juiste (xml-)factuur voor jouw P2P-systeem aan te leveren. Gaat jouw leverancier niet akkoord met jouw facturatie-eisen? Kies dan een leverancier die dat wel kan waarmaken, of spreek een termijn af waarin de leverancier dit wel mogelijk maakt. Ook informatie op de factuur is van belang. Denk bijvoorbeeld aan OCI integraties met UNSPSC-coderingen, of iets eenvoudigers zoals het opnemen van specifieke WKR-informatie. Het is cruciaal dat de leverancier altijd voldoet aan de afspraken en geen verkeerde coderingen of informatie meestuurt. Hierover kun je afspraken maken tijdens de selectie van een leverancier. Zoals ik in mijn vorige blog uiteenzette.
4. Vergeet het ‘pay’-deel niet
De meeste organisaties die P2P implementeren, besteden veel te weinig aandacht aan het ‘pay’-gedeelte. Dit wordt zwaar onderbenut. Men start ‘gewoon’ met het eerste deel (de purchase) en ziet de rest (de pay) later wel. Maar dat ‘later’ komt niet vanzelf. Logisch, want het ‘purchase’-deel is het meest zichtbaar voor de organisatie. Alles lijkt dus lekker te draaien, waarbij de betaling achter de schermen plaatsvindt. Zorg dat er iemand is die het gehele proces overziet. Dat hoeft geen fulltime-functie te zijn, maar maak iemand eindverantwoordelijk. Een projectleider die het hele traject overziet. Iemand die weet dat implementatie begint bij pay en eindigt bij purchase. En die het systeem pas oplevert als alle toepassingen werken.
5. Accepteer alleen een optimale oplossing
Je rijdt toch ook geen 120 kilometer per uur in de vierde versnelling, als je ook een vijfde versnelling voor handen hebt? Ja, het huidige inkoopproces van jouw bedrijf werkt al best prima. Maar je rijdt toch ook geen 120 kilometer per uur in de vierde versnelling, als je ook een vijfde versnelling voor handen hebt? Benoem de ideale situatie en redeneer vanaf dat punt terug: wat moeten we regelen om dat te bereiken? En hoe werken we in deze situatie met ons purchase-to-pay-systeem. Dan haal je de investering in geld en tijd er moeiteloos uit. Het kost een kleine moeite, maar met een beetje inspanning werkt alles net even efficiënter, en kost het op lange termijn minder energie (en bespaar je tijd en geld). Als je eenmaal draait, is het namelijk vaak moeilijk om rust en tijd vrij te maken en verbeteringen door te voeren.