Een terugkerend onderwerp: grip op de uitgaven van je organisatie. In dit artikel lichten we in 3 stappen toe hoe je het aantal leveranciers kunt verminderen, met als doel meer grip te krijgen op de uitgaven – en dan vooral de tail end uitgaven (staartkosten) van een organisatie. Het verborgen lek in veel organisaties.
Stap 1: ben je je bewust van alle leveranciers ‘in de staart’?
Als organisatie heb je gewoonweg veel diensten en producten nodig van externe partijen. Stiekem gaat er best veel tijd zitten in het selecteren van leveranciers. Als het gaat om de tail spend van een organisatie (alle producten en diensten die een bedrijf nodig heeft om te kunnen functioneren, maar die niet direct invloed hebben op het primaire bedrijfsproces), kun jij – of je collega – geen uren besteden aan de selectie van een leverancier.
De tail spend van een organisatie betreft de niet-gecontracteerde inkoop van een organisatie. Er is geen vast beleid voor of geen vaste leverancier voor aangesloten, wat kan zorgen voor hoge indirecte kosten.
Denk bijvoorbeeld aan een jubileum. Een moment waar bij iedere collega aandacht aan wordt besteed, bijvoorbeeld in de vorm van een bloemetje. Er wordt misschien gedacht: een uitgave van 20,-, maar niks is minder waar. De gemiddelde kosten van het verwerken van een factuur of declaratie liggen namelijk tussen de 35,- en 95,- euro. Het bloemetje, met goede bedoelingen opgehaald door een collega, kost na het indienen van het bonnetje dus ineens 115,- euro.
Werk je in een organisatie met 4500 collega’s, dan kun je je voorstellen dat de kosten voor alleen al het bloemetje voor een jubileum aardig op kunnen lopen. En dan hebben we het dus alleen nog maar over een jubileum…
Het kan dus al helpen om je bewust te zijn van alle leveranciers ‘in de staart’ van de organisatie. Zodat je een idee krijgt hoeveel je kunt besparen als je het aantal leveranciers, en dus facturen en declaraties vermindert.
Stap 2: maak je al gebruik van een P2P-systeem?
Een P2P-systeem automatiseert het proces van bestelaanvraag, inkoop/aankoop tot het (automatisch) betalen van de factuur. Oftewel: het automatiseert het hele inkoopproces. Het gebruik van een inkoopsysteem zorgt onder andere voor controle over alle uitgaven. Mits alle uitgaven ook daadwerkelijk via dit systeem lopen, natuurlijk.
Of een P2P-systeem ook van waarde is voor jouw organisatie ligt niet alleen aan de grootte van de organisatie – zoals veel wordt gedacht -, het gaat er voornamelijk om wat de organisatie wil bereiken, welke doelstellingen er worden nagestreefd.
Ligt de focus van jouw organisatie bijvoorbeeld op het verbeteren van de PO-to-order ratio? Waar er wordt gekeken naar welk percentage van het totaal aantal orders aan een PO nummer is gekoppeld. Is een KPI om de ‘spend onder contract’ te vergroten? Of moet het percentage e-invoices worden vergroot? In al deze gevallen biedt een P2P-systeem uitkomst.
Wist je dat je de tail spend van je organisatie ook via een P2P-systeem kunt laten verlopen? Op deze manier krijg je daadwerkelijk grip op alle uitgaven, ook de uitgaven ‘in de staart’ van de organisatie.
Stap 3: bundel je de leveranciers ‘in de staart’ al?
Het inrichten van een P2P-systeem is niet zomaar gebeurd. Hier gaat tijd overheen. De informatie wat betreft alle aangesloten leveranciers moet kloppen, anders ben je er alsnog meer tijd aan kwijt dan dat het je oplevert.
Het kan daarom een uitkomst zijn om de leveranciers in de staart te bundelen. Via een e-catalogus die geïntegreerd kan worden in het P2P- of ERP-systeem van de organisatie kunnen diverse artikelen worden aangeboden die vallen in de tail spend van de organisatie.
Dit kan zorgen voor controle over de uitgaven, aangezien alle uitgaven verlopen via het systeem. Daarnaast verminder je hiermee de stroom aan facturen en declaraties naar de financiële afdeling, wat zorgt voor een reductie van de indirecte kosten. Het bloemetje voor het jubileum voor je collega's kost in dit geval dus geen 115,- euro meer.
Hoe doe je dit?
Pimm® biedt een e-catalogus met hierin cadeaukaarten, bloemen, gebak, boeken en andere items uit de tail spend van jouw organisatie – op het gebied van cadeaus en attenties. Hierdoor heb je eenvoudig toegang tot bijna 5.000 lokale en centrale leveranciers, zodat jij de TCO optimaal kunt verlagen.
Maak je geen gebruik van een P2P-systeem, maar wil je wel je kosten op zakelijke attenties reduceren? Pimm® Solutions biedt ook een stand-alone cadeaushop aan, zodat je alsnog de leveranciers in de staart kunt bundelen en de stroom aan leveranciers en dus facturen en declaraties vermindert.
Meer informatie? Vraag vrijblijvend een demo aan.