De Werkkostenregeling (WKR) is en blijft een onderwerp waar veel werkgevers tegenaan lopen. Elk jaar verandert er wel iets en ook in 2026 zijn er weer een paar belangrijke punten om rekening mee te houden. De percentages blijven dit jaar hetzelfde als in 2025. Toch is het slim om je administratie en processen op orde te hebben, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. We leggen het je stap voor stap uit.
Onderaan vind je bovendien een handig WKR-stroomschema dat je direct kunt downloaden en gebruiken binnen jouw organisatie.
Voor de invoering van de WKR werd alles wat je als werkgever aan je werknemers vergoedde, gezien als loon, waarover je dus loonbelasting moest betalen. Dat was niet altijd logisch, want veel van die vergoedingen vallen helemaal niet onder de definitie van ‘loon’.
Met de komst van de WKR in 2015 veranderde dat gelukkig. Met de WKR mag je als werkgever bepaalde vergoedingen en verstrekkingen dus onbelast geven aan je medewerkers. Denk aan een kerstpakket, cadeaubon of personeelsuitje. Dat mag zolang je binnen de zogenaamde vrije ruimte blijft. Alles wat daarboven komt, wordt belast met een eindheffing van 80%.
In 2026 zijn de percentages van de vrije ruimte hetzelfde als in 2025:
• Over de eerste € 400.000 van de loonsom: 2,0%
• Over het meerdere boven de € 400.000: 1,18%
Een paar voorbeelden:
• Heb je een loonsom van € 270.000? Dan is je vrije ruimte: 2,0% over €270.000 = 5.400.
• Kom je op een totale fiscale loonsom van € 800.000 uit, dan is je vrije ruimte als volgt opgebouwd: 2,0% over de eerste €400.000 + 1,18% over de overige 400.000 is een totale vrije ruimte van: € 12.720
👉 Goed om te weten: vanaf 2027 stijgt het percentage voor de eerste € 400.000 naar 2,16%. Je kunt hier nu al rekening mee houden in je plannen voor volgend jaar.
Binnen de vrije ruimte kun je zelf bepalen waar je deze aan besteedt. Populaire keuzes zijn:
• Cadeaubonnen of vouchers(ongeacht de waarde van de cadeaubon)
• Kerst- en sinterklaaspakketten(>€25)
• Een borrel of feest met het team
• Kleine attenties of bloemen bij bijzondere momenten met een waarde van €25 of hoger (anders betreft het de 'kleine geschenkeregeling'.)
Ga je over de grens heen, dan betaal je dus 80% eindheffing. Dat wil je natuurlijk liever voorkomen. Dit maakt het essentieel om zicht te hebben op de status van je vrije ruimte!
Niet alles gaat ten koste van de vrije ruimte. Er zijn een aantal regelingen waarmee je medewerkers tóch iets kunt geven of vergoeden zonder dat dit onder de eindheffing valt:
• Gerichte vrijstellingen
Voorbeelden zijn de reiskostenvergoeding (€ 0,23 per km), abonnementen voor het OV, een VOG-aanvraag of maaltijden bij overwerk.
• Nihilwaarderingen
Bepaalde voorzieningen tellen niet mee, zoals koffie en thee op kantoor, werkkleding die verplicht is, of een fitnessruimte op de werkplek.
• Kleinegeschenkenregeling
Deze regeling maakt het mogelijk om een attentie te geven aan een werknemer zonder dat dit belastbaar loon is. Voorwaarden zijn:
→ Het is een persoonlijke attentie (bijvoorbeeld een bos bloemen of fles wijn),
→ Het vloeit niet voort uit het dienstverband,
→ Het is geen geld of waardebon,
→ de factuurwaarde is maximaal € 25 (incl. btw).
• Noodzakelijkheidscriterium
Voor zaken als telefoons, laptops of gereedschap geldt dat je ze onbelast mag verstrekken, zolang je kunt aantonen dat ze noodzakelijk zijn voor het werk. Het eventuele privévoordeel speelt dan geen rol.
De regels lijken eenvoudig, maar in de praktijk kan het lastig zijn om overzicht te houden. Een paar praktische tips:
1. Maak een planning per jaar: zet vooraf op een rij welke vergoedingen of attenties je wilt geven.
2. Monitor tussentijds: check bijvoorbeeld ieder kwartaal hoeveel vrije ruimte er nog over is.
3. Leg afspraken vast: zorg dat HR, Finance en Inkoop weten wie waarover mag beslissen.
4. Bereid je voor op 2027: door nu al te weten dat de percentages stijgen, kun je je beleid hierop afstemmen.
Voor 2026 verandert er niet veel aan de WKR: de percentages blijven gelijk aan 2025. Toch is het belangrijk om de regels goed toe te passen en grip te houden, zodat je geen onnodige belasting betaalt. Met een duidelijke planning en een goed overzicht kun je de WKR slim inzetten - en je medewerkers op een leuke manier waarderen.
Veel organisaties raken ieder jaar het overzicht kwijt in de WKR-regels. Daarom maakten we een praktisch WKR-stroomschema. Handig om fouten te voorkomen en snel te checken of je binnen de vrije ruimte blijft. 👉 Download het schema hier
Benieuwd hoe jij meer grip krijgt op de vrije ruimte binnen de WKR? Neem gerust contact met ons op via info@pimmsolutions.nl of vraag hier een demo aan!