27
January
2021

De 5 meest voorkomende problemen bij het zakelijk inkopen van cadeaus en attenties

Het lijkt misschien makkelijk. Een attentie regelen voor je collega. Maar zonder dat je het door hebt komt er van alles bij kijken. Het uitzoeken, bestellen, afrekenen en administreren van een attentie brengt namelijk nog best wat met zich mee. Pimm® helpt sinds 2012 vele grote werkgevers in Nederland met het efficiënt en gemakkelijk inkopen van cadeaus en attenties. In de afgelopen jaren hebben we vele obstakels gezien bij het belonen en waarderen van collega’s met een leuke attentie.

De 5 meest voorkomende problemen hebben wij op een rijtje gezet. Herken jij ze ook?

1. Organisaties betalen al snel €45,- te veel voor een attentie voor hun collega.

Afhankelijk van de organisatie die wij tegenkomen, lopen de kosten van het verwerken van een factuur of declaratie op van 20,- tot maar liefst 85,- euro. Je kan je voorstellen wat het betekent voor jouw organisatie als er diverse bloemisten worden ingeschakeld voor het bezorgen van boeketten. Deze stroom aan facturen en declaraties leidt tot onnodige verwerkingskosten. Zonde, want uiteindelijk besteed je liever het geld aan de attentie dan aan de verwerking hiervan. En dan hebben we het alleen nog maar over de bloemen..

Dat kan slimmer! Door alle cadeaus en attenties te bestellen via één centraal platform: De Pimm® Cadeaushop. Gemakkelijk bestellen, gefactureerd per maand of e-facturatie conform jullie processen. Je kan je voorstellen: dat scheelt een hoop bonnetjes, declaraties en facturen.

2. Organisaties worden gedwongen om een keuze te maken tussen hun favoriete lokale leverancier of het gebruik van het P2P-systeem.

Het probleem van de vele facturen en declaraties is misschien al gesignaleerd. De oplossing om leveranciers met items uit de tail spend van de organisatie te koppelen aan jouw P2P- of ERP-systeem zou de uitkomst kunnen bieden. Helaas hebben niet alle kleinere en/of lokale leveranciers de mogelijkheden en middelen om deze koppeling te maken.

Pimm® maakt de koppeling met jouw P2P-systeem waarbij naast de centrale leveranciers ook de kleinere lokale leveranciers zich kunnen aansluiten. Zo behoud je de mogelijkheid te bestellen bij jouw favoriete bloemist, maar met een gedigitaliseerd bestel- en facturatieproces. Concessies? Die hoef je dus niet te doen.

3. De WKR registratie kost teveel tijd en energie of wordt niet correct uitgevoerd.

Zoals eerder is genoemd kan de stroom aan facturen en declaraties zorgen voor een inefficiënt proces. Vaak vindt de registratie van deze bestellingen namelijk achteraf plaats. De financiële afdeling checkt achteraf voor welke doeleinden de bestelling is geplaats en of dit mogelijk onder één van de werkkostenregelingen valt. Dit kost onnodig veel moeite en tijd.

Wij zien geregeld organisaties die uit gemak alle bestelde cadeaus en attenties onder de ‘vrije ruimte’ scharen.. Zonde! Die 80% naheffing, waar je mogelijk mee te maken krijgt, maakt dat het boeket van €20,- opeens €36,- kost (en dan hebben we het nog niet eens gehad over het verwerken van de factuur)!

Het goede nieuws is, dit kan je voorkomen. Als je bestelt via de Pimm® cadeaushop, gekoppeld aan jouw P2P- of ERP-systeem, wordt de relevante WKR-gerelateerde informatie onder water direct meegegeven. Op deze manier kost het correct verwerken van de Werkkostenregeling de financiële afdeling dus helemaal geen moeite meer!

Meer weten over de WKR? Download hier ons handige stroomschema.

4. Geen inspiratie terwijl heel Pinterest al is uitgespeeld.

Het is niet altijd even makkelijk om een geschikt cadeau te vinden, zeker zakelijk gezien. Je komt dan al snel uit op het gebruikelijke. Het zou makkelijker zijn als er al een voorselectie voor je is gemaakt, met leuke kwalitatieve attenties voor verschillende momenten, zoals voor een werk jubileum, een huwelijk of een geboorte van een baby. Dan kun je ook eens variëren qua cadeaus. Daarnaast speelt Pimm®, met zijn assortiment, direct in op de actualiteit. Denk bijvoorbeeld aan met zorg samengestelde brievenbuspakketjes, nu we zoveel mogelijk thuis werken.

5. Hoe maak ik het in hemelsnaam persoonlijk?

Het geven van attenties en cadeaus versterkt en verlengt relaties. Maar hiervoor hoeft het echt niet altijd groots te zijn, een kaartje met een persoonlijke boodschap doet al veel meer dan je denkt. Ook zijn er veel mogelijkheden om attenties te personaliseren met bijvoorbeeld een naam of bedrijfslogo. Maar denk ook aan het toevoegen van een QR-code naar een videoboodschap of een persoonlijke afbeelding, vooral in deze tijd een leuke manier om toch de verbinding op te zoeken.

Pimm kan je helpen!

Komen deze problemen je bekend voor? Met het platform van Pimm® hoeven alle onnodige moeite en kosten voor het regelen, zoeken, bestellen, en afrekenen van een zakelijke attentie niet meer gemaakt te worden. Doordat het platform gekoppeld wordt aan jouw inkoopsysteem, krijg je volledige grip en inzicht in deze uitgaven.

Daarnaast heb je toegang tot duizenden leveranciers, zowel lokaal als de grote landelijke partijen. Dus of je nu HR-manager bent en op zoek naar de juiste invulling van jouw attentiebeleid, een finance manager die af wil van alle facturen en declaraties, een office manager die iemand in het zonnetje wil zetten of een inkoopmanager die meer grip wenst: Pimm® belooft jou de optimale oplossing.

Wil je hier meer informatie over? Vraag dan eens vrijblijvend een demo aan.

download het WKR stroomschema →

Op de hoogte blijven?
Schrijf je in voor de nieuwsbrief

Bedankt! Je inschrijving is gelukt.
Oeps! Er is iets fout gegaan, probeer het later opnieuw.
Op zoek naar een origineel Paasgeschenk?
bekijk hier onze top 5 paascadeaus
lees verder    →
Totale kosten versus de prijs
Hoe kun je als inkoper kosten reduceren?
lees verder    →
Jubileum of verjaardag vergeten?
Zo sta je stil bij elk bijzonder moment
lees verder    →
Werkkostenregeling (WKR) in 2022
Alle veranderingen voor jou op een rijtje
lees verder    →
TOP 5 leukste Sintattenties
voor zowel de thuiswerkers als de Sintfeestjes op kantoor!
lees verder    →
Vernieuwde shop voor zakelijke attenties
ook niet-klanten kunnen nu zelf bestellen via zakelijkeattenties.nl
lees verder    →