De Werkkostenregeling (WKR) is niet zo rechtlijnig als je zou hopen. Er zijn nog veel discutabele en onduidelijke richtlijnen, waardoor bedrijven elk weer een eigen invulling kiezen. Dan kan je aan de veilige kant blijven en bij twijfel alles in de vrije ruimte boeken, maar een andere optie is om al pionierend het schimmige gebied te betreden en je eigen interpretatie te volgen. We zijn in de praktijk met betrekking tot het geven van cadeaus en attenties meerdere van deze grijze gebieden tegengekomen, waarvan we er graag een aantal met je delen.
De kleine geschenkenregeling is ondertussen een bekende regeling onder bedrijven. Deze lijkt heel duidelijk, maar is ook behoorlijk schimmig te noemen. Bij de Belastingdienst is deze regeling onderdeel van het kopje “Voordelen buiten de dienstbetrekking”. Hierin legt de Belastingdienst eerst uit dat een vergoeding of verstrekking, gegeven buiten de werkgever-werknemer relatie, niet onder loon vallen en belastingvrij mogen worden gegeven. Ok, dat is duidelijk. Vervolgens wordt een voorbeeld gegeven van een rouwkrans, welke uit piëteit en op grond van een persoonlijke relatie wordt gegeven. Ok, dat is ook duidelijk.
“So far, so good, lekker duidelijk.”
Maar, … vervolgens wordt het volgende aangegeven (letterlijk overgenomen van de website van de Belastingdienst): "Als u aan de volgende 3 voorwaarden voldoet, kunt u er van uitgaan dat uw kleine geschenk (attentie) geen loon is:
1. U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven.
2. U geeft geen geld en geen waardebon.
3. De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25."
Hier betreden we het schimmige gebied, ik zal aangeven waarom.
“Kunt u er van uitgaan”
De Belastingdienst geeft aan dat zonder verband met de dienstbetrekking een cadeau niet onder het loon valt. In principe is dit zonder een grens in waarde. Maar vervolgens worden de drie voorwaarden van de kleine geschenkenregeling vermeld. De drie richtlijnen die hier worden gegeven zijn op basis van deze woorden eigenlijk een veilige afbakening. De Belastingdienst geeft hiermee aan dat je met deze richtlijnen nooit in de (naheffings-)problemen komt als je dit niet als loon aanmerkt.
“… maximaal € 25”
De € 25-grens wordt vaak als absolute voorwaarde gezien, maar dat is op basis van bovenstaande niet het geval. Of de belastingdienst daarom het voorbeeld heeft gegeven van de rouwkrans, is mij niet duidelijk, maar de Belastingdienst zelf ook niet denk ik. Want wie heeft er ooit een rouwkrans kunnen kopen voor € 25? Dit is dus volgens mij een voorbeeld voor niet werkgever-werknemersrelatie en piëteit, maar zeker geen voorbeeld voor onder de € 25. Behoorlijk schimmig in ieder geval.
In de praktijk wordt vrijwel altijd rekening gehouden met de € 25-grens, zonder te kijken naar het geefmoment. Uitzonderingen hierop zijn overlijden en ziekte. Bij overlijden kiest bijna iedereen ervoor een hoger bedrag te hanteren en buiten de vrije ruimte te boeken. Bij ziekte wordt ook vaak gekozen de € 25-grens los te laten. Maar bij een huwelijk en verjaardag is het ook niet vreemd een cadeau duurder dan € 25 te geven zou je kunnen zeggen.
“Factuurwaarde”
Duizelt het al? We zijn nog niet klaar helaas. De factuurwaarde is ook een verwarrende term. Als je drie boeketten koopt voor drie medewerkers en deze staan op één en dezelfde factuur, wordt dit dan geïnterpreteerd als een product voor één persoon? Lijkt me niet, maar als je de tekst letterlijk neemt, dan zou je dat wel zo kunnen interpreteren. Over het algemeen zie ik dat wordt gekozen voor de productprijs, ongeacht het aantal op de factuur.
Verzendkosten vs ”van de attentie”
Tellen de verzendkosten mee voor de kleine geschenkenregeling? De verzendkosten worden niet letterlijk genoemd in de voorwaarden van de regeling. In de praktijk zie ik hier interpretaties die lijnrecht tegenover elkaar staan. De kleine geschenkenregeling geeft aan dat de factuurwaarde van de attentie lager dan € 25 moet liggen. In dat geval kan je – al pionierend – ervoor kiezen de verzendkosten niet mee te laten tellen. De beredenering? De verzendkosten zijn geen onderdeel van de attentie. Speel je op zeker, dan worden de verzendkosten wel meegenomen.
Werkgever-werknemerrelatie
En wanneer spreken we van een werkgever-werknemerrelatie? Je zou denken dat dit duidelijk is. De Belastingdienst geeft aan dat voordelen die buiten de dienstbetrekking vallen, niet als loon worden aangemerkt en belastingvrij kunnen worden gegeven. Het voorbeeld van de rouwkrans is erg duidelijk, maar er zijn tal van geefmomenten waar minder zekerheid over is, gezien de verschillende manieren waarop bedrijven hiermee omgaan. Helaas is nergens een lijstje te vinden waarop staat wanneer er sprake is van een werkgever-werknemerrelatie. Je zou zeggen dat dit geen extreem lange lijst hoeft te zijn.
Pionier veilig
Breng je niet ieder geschenk onder in de vrije ruimte, omdat je door de vele mogelijke interpretaties ongewild aan het pionieren bent, terwijl je liever op veilig speelt? Dan is het het beste om bij twijfel even contact met de Belastingdienst op te nemen en te vragen om een schriftelijke uitspraak op jouw vraag. Dan weet je zeker dat je in ieder geval niet voor een verrassing, zoals een naheffing, of een boete komt te staan.