De Werkkostenregeling (WKR) is voor veel werkgevers een jaarlijks terugkerend aandachtspunt. Een kerstpakket, een jubileumcadeau, een personeelsfeest of een thuiswerkvergoeding: allemaal vergoedingen en verstrekkingen die invloed kunnen hebben op de WKR. Toch blijkt in de praktijk dat veel organisaties pas aan het einde van het jaar ontdekken dat de vrije ruimte is overschreden. Met een onverwachte eindheffing van 80% als gevolg. In deze blog leggen we uit hoe de Werkkostenregeling werkt, welke kosten wel en niet onder de WKR vallen en hoe je voorkomt dat je voor verrassingen komt te staan. Veelal is de oorzaak hiervan dat er gebrek is aan inzicht in de vrije ruimte.
De Werkkostenregeling is een fiscale regeling waarmee werkgevers bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers belastingvrij kunnen geven. De regeling biedt hiervoor een zogenaamde vrije ruimte. Zolang de totale aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen deze vrije ruimte blijven, betaalt de werkgever hierover geen loonbelasting. Wordt de vrije ruimte overschreden? Dan betaalt de werkgever over het meerdere een eindheffing van 80%.
Een veelvoorkomend misverstand is dat iedere vergoeding onder de vrije ruimte valt. Dat is niet het geval. De WKR kent verschillende categorieën.
Gerichte vrijstellingen
Sommige vergoedingen zijn volledig vrijgesteld en gaan niet ten koste van de vrije ruimte, mits aan de voorwaarden wordt voldaan. Denk bijvoorbeeld aan:
Deze kosten hoeven dus geen beslag te leggen op de vrije ruimte.
Nihilwaarderingen
Ook zijn er voorzieningen op de werkplek die op nihil worden gewaardeerd. Voorbeelden zijn:
Ook deze voorzieningen verminderen de vrije ruimte niet.
De kleine geschenkenregeling
Voor kleine geschenken aan derden, zoals een bos bloemen of een fles wijn als blijk van waardering, geldt onder voorwaarden de kleine geschenkenregeling. Is het geschenk maximaal € 25 (inclusief btw) waard, wordt het niet in geld of als cadeaubon gegeven en maakt het geen onderdeel uit van een zakelijke transactie? Dan hoeft het geschenk niet in de WKR te worden opgenomen en is er geen loonheffing of eindheffing verschuldigd.
De volgende kosten worden vaak aangewezen als eindheffingsloon en komen daardoor ten laste van de vrije ruimte:
Juist deze uitgaven worden gedurende het jaar vaak verspreid gedaan, waardoor organisaties het totaalbedrag uit het oog verliezen.
In de praktijk zien we regelmatig dezelfde fouten terug.
1. Geen tussentijdse controle
Veel organisaties controleren de WKR pas aan het einde van het jaar. Dan is het vaak te laat om nog bij te sturen.
2. Vergoedingen niet juist aanwijzen
Niet iedere vergoeding valt automatisch onder de WKR. Werkgevers moeten vergoedingen die als eindheffingsloon worden behandeld tijdig en correct aanwijzen binnen de loonadministratie.
3. Geen duidelijk attentiebeleid
Managers bestellen zelfstandig bloemen, cadeaubonnen of relatiegeschenken zonder centrale registratie. Hierdoor ontbreekt het overzicht en wordt het lastig om de WKR goed te monitoren.
4. Verkeerde toepassing van vrijstellingen
Soms worden kosten ten onrechte in de vrije ruimte opgenomen terwijl hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. Andersom gebeurt het ook dat kosten onterecht als vrijgesteld worden beschouwd.
Met een paar eenvoudige maatregelen voorkom je veel problemen.
Door niet alleen naar de fiscale regels te kijken, maar ook naar de interne processen, voorkom je verrassingen aan het einde van het jaar. Ben je benieuwd hoe Pimm je hierbij kunt helpen? Neem contact met ons op. Wij denken graag met je mee.