Voor veel inkopers is maverick buying geen onschuldig fenomeen, maar een structureel probleem dat direct invloed heeft op kosten, compliance en leveranciersprestaties. In dit blog lees je wat maverick buying precies is, waarom het gebeurt, welke verborgen kosten ermee gemoeid zijn en hoe je er grip op krijgt.
Wat is maverick buying?
Maverick buying, ook wel ongecontroleerde inkoop, ontstaat wanneer medewerkers producten of diensten bestellen buiten formele inkoopprocedures om. In het geval van geschenken gaat het vaak om:
- Bloemen of fruitmanden voor een zieke collega, besteld bij de dichtstbijzijnde winkel
- Cadeaubonnen voor een projectteam, gekocht via een willekeurige webshop
- Relatiegeschenken voor klanten, besteld bij een niet-gecontracteerde leverancier
- Promotiemateriaal of kleine attenties tijdens een beurs of evenement
- Ad hoc bestellingen zoals bij een geboorte, jubileum of afscheid
Deze aankopen lijken misschien klein en goed bedoeld, maar ze hebben vaak grote gevolgen voor kosten, contracten en administratie. Soms is er wel toestemming om ze te doen, maar is het niet de beste oplossing en dat levert onnodige extra kosten op.
Waarom gebeurt maverick buying bij geschenken zo vaak?
Zelfs met strakke inkoopprocessen en duidelijke afspraken, zijn er momenten waarop medewerkers toch hun eigen weg gaan. Vaak niet uit onwil, maar door praktische overwegingen of emotie. Dit zijn de meest voorkomende redenen:
- Last-minutemomenten
Een jubileum, afscheid of felicitatie komt soms sneller dan verwacht. Collega’s willen direct iets regelen en ervaren het formele inkoopproces als te traag. Het resultaat: zelf “even” iets bestellen.
- Persoonlijke voorkeuren
Veel mensen hebben een vaste bloemist, bakker of webshop waar ze goede ervaringen mee hebben. Dat vertrouwen weegt zwaarder dan contractafspraken, waardoor ze rechtstreeks bij hun favoriet bestellen.
- Kleine bedragen, lage drempel
Een bos bloemen, en taart of een relatiegeschenk lijkt een onbeduidende uitgave. Maar al die kleine bedragen bij elkaar kunnen een flink effect hebben op het budget.
- Onbekendheid met beleid
Niet iedereen weet dat er regels zijn rond attenties. Bijvoorbeeld fiscale afspraken, zoals de werkkostenregeling (WKR), of om gunstige leverancierscondities te behouden. Afdelingen die weinig met inkoop te maken hebben, missen vaak dat bewustzijn.
- Gevoel van een persoonlijk gebaar
Een cadeau voelt als iets persoonlijks. Bestellers willen zelf kiezen, zonder dat het resultaat “standaard” aanvoelt.
- Perceptie van bureaucratie
Voor wie niet dagelijks bezig is met het inkoopproces, kan het omslachtig lijken. Zelf bestellen voelt dan sneller en makkelijker.
De vier verborgen kosten van maverick buying in geschenken
Volgens NEVI ¹ kan maverick buying leiden tot 20% hogere kosten voor exact dezelfde producten of diensten. Bij geschenken uit zich dat in meerdere vormen.
1. Administratieve lasten: elke losse factuur kost €25 tot €50
Volgens APQC² kost het verwerken van één factuur gemiddeld €25 tot €50. Elke losse bestelling betekent:
- Een aparte factuur zonder PO-nummer
- Soms zelfs een volledig nieuwe PO en leverancier in het systeem, met aanmaakkosten en extra leveranciersbeheer
- Correcties, verwerking en controles door finance en inkoop
- Tijd die medewerkers kwijt zijn aan zelf ophalen, bestellen en declareren - tijd is ook geld
Voorbeeld:
Als HR en marketing samen 5 losse geschenkenorders per maand doen, met gemiddelde verwerkingskosten van €35 per factuur, kost dat: 5 orders × 12 maanden × €35 = €2.100 per jaar - exclusief de tijd om fouten te corrigeren of declaraties te verwerken.
2. Slechte inkoopcondities: verlies van schaalvoordeel
The Hackett Group³ toont aan dat ongecontracteerde aankopen gemiddeld 10–20% duurder zijn. Voor geschenken betekent dat:
- Geen volumekorting door versnipperde bestellingen
- Hogere stuksprijzen voor bijvoorbeeld bloemen, fruitmanden of andere geschenken
- Dubbele verzendkosten door losse orders
3. Compliance risico’s: extra werk bij controles en overtreding van beleid
Bij geschenken speelt naast prijs ook beleid en wetgeving mee:
- WKR: te hoge of niet-geregistreerde geschenken kunnen leiden tot overschrijding van de vrije ruimte⁴, met extra belastingafdracht tot gevolg.
- Attentiebeleid: interne regels over de maximale waarde of soort geschenken kunnen worden overtreden.
- Risico op leveranciers die niet voldoen aan duurzaamheids- of MVO-criteria.
4. Leveranciersprestaties: lagere kwaliteit en hogere risico’s
Volgens Supply Chain Digest⁵ leidt 40% van de ongecontroleerde aankopen tot kwaliteits- of leveringsproblemen. Zonder voorafgaande selectie of contractafspraken loop je het risico op teleurstellingen en extra kosten. Denk aan:
- Bloemen die te laat of beschadigd arriveren
- Cadeaubonnen die niet geldig blijken te zijn
- Attenties die haaks staan op het bedrijfsbeleid of imago
Hoe krijg je grip op geschenken en voorkom je maverick buying?
1. Maak centraal bestellen de makkelijke én logische keuze
- Heb je al een bestelplatform? Voeg daar een geschenkenmodule aan toe zodat niemand tijd verliest met zoeken.
- Geen platform? Sluit één leverancier aan met een eigen bestelomgeving voor alle geschenken.
- Zorg dat bestellingen automatisch via vooraf goedgekeurde leveranciers lopen om teleurstellingen in kwaliteit of levertijd te voorkomen.
- Automatiseer bestellingen d.m.v. PO’s en factuurkoppelingen: zo worden ze direct aan het juiste budget en project gekoppeld, fouten verminderd en rapportages eenvoudiger en inzichtelijker
2. Sluit een leverancier aan die samenwerkt met lokale partijen
- Kies één vaste, gecontracteerde leverancier die ook samenwerkt met lokale bloemisten, bakkers en cadeauwinkels.
- Zo behouden medewerkers hun vertrouwde leveranciers, maar bestel je toch centraal.
- Profiteer van centrale grip, gunstige voorwaarden en uniforme rapportages.
3. Zet geschenken zichtbaar in je spendanalyse
- Neem geschenkuitgaven op in kwartaalrapportages en laat zien welke afdelingen het meest efficiënt inkopen.
- Vergelijk kosten en leveranciers per afdeling - niemand wil achterblijven als anderen slimmer en voordeliger inkopen.
- Gebruik deze inzichten om budgetten te bewaken en verbeterkansen te signaleren.
- Signaleer afwijkingen en bespreek deze met de verantwoordelijke manager, zodat zij hun team kunnen aanspreken.
4. Train op beleid en gemak
- Leg het attentiebeleid duidelijk uit en laat zien dat het ook in het belang van de gever is.
- Benadruk dat centraal bestellen vaak sneller en makkelijker is dan zelf regelen.
- Deel succesverhalen: bijvoorbeeld afdelingen die een hoge compliance behalen, fors besparen of positieve waardering krijgen voor hun geschenken.
5. Meet contractcompliance met KPI’s
- Meet het percentage geschenken dat via contractleveranciers loopt.
- Stel duidelijke targets en koppel deze aan budget verantwoordelijken.
- Publiceer compliance-scores per afdeling - een beetje gezonde competitie verhoogt de naleving.
Waarom nu in actie komen?
Geschenken lijken misschien een kleine kostenpost, maar ongemerkt lopen de bedragen snel op. Elke losse bestelling buiten contracten om kost meer tijd, meer geld en levert minder grip op.
Met centraal inkoop:
- Bespaar je structureel op prijs en verzendkosten
- Houd je beleid en compliance strak onder controle
- Verminder je administratieve lasten aanzienlijk
- Waarborg én bespreek je de kwaliteit van geschenken met leveranciers
- Zorg je voor een consistente merkuitstraling
Bronnen
- NEVI / Deal! Magazine - Inkooponderzoek 2024
- APQC - Accounts Payable Open Standards Benchmarking
- The Hackett Group - Maverick Buying: Hidden Costs in Procurement
- PWC - Procurement Compliance Ris
- Supply Chain Digest - SupplierPerformance Risk